5 Kesalahan Umum Manajer

OpinionDay #13
Oleh : Wijanarko Kertowijoyo (SSG-009)

Bila anda sering kecewa karena kinerja personil anda tidak seperti yang anda inginkan, atau merasa pendengaran mereka ‘kurang baik’ sehingga mereka sering salah memahami instruksi anda, mungkin yang salah adalah anda (sekali dalam setahun mungkin ada gunanya anda menyalahkan diri sendiri ketimbang terus menyalahkan personil anda). Jangan-jangan mungkin anda yang membuat mereka jatuh. Beberapa kebiasaan berikut mungkin menjadi kebiasaan anda.

Bila anda sering kecewa karena kinerja personil anda tidak seperti yang anda inginkan, atau merasa pendengaran mereka ‘kurang baik’ sehingga mereka sering salah memahami instruksi anda, mungkin yang salah adalah anda (sekali dalam setahun mungkin ada gunanya anda menyalahkan diri sendiri ketimbang terus menyalahkan personil anda). Jangan-jangan mungkin anda yang membuat mereka jatuh. Beberapa kebiasaan berikut mungkin menjadi kebiasaan anda.

5 Kesalahan Umum Manajer:

1. Bicara merendahkan

Bila atasan anda bicara kepada anda sambil menunjuk-nunjukkan telunjuknya ke muka anda, apa yang ada dalam benak anda? Kemungkinan besar adalah pertanyaan yang lebih keras dari kata-kata boss anda yang bicara: ‘Dia pikir dia siapa?’. Kejadiannya tak akan beda bila anda melakukan hal itu kepada personil anda. Bicara merendahkan akan membuat perhatian personil anda tidak fokus kepada materi yang dibicarakan, tetapi lebih kepada gaya bicara anda yang menyakitkan.
Setiap orang tentu merasa punya nilai-nilai yang dibanggakan dan tak ingin dianggap lebih rendah. Setiap orang ingin ‘disejajarkan’. Maka bila anda bicara merendahkan kepada karyawan anda, dia akan langsung berpikir tentang kelemahan anda, berusaha memotong ketinggian anda supaya dia tetap merasa ‘selevel’ dengan anda.

2. Melebih-lebihkan

Menurut David D. Burns, ahli psikoanalisa, melebih-melebihkan (exaggerating) adalah salah satu dari gejala pikiran terdistorsi paling umum pada setiap orang. Bila anda mendapati karyawan anda terlambat, lalu anda berkata ‘mengapa kamu selalu terlambat?’ anda mungkin sudah berlebihan. Personil anda cenderung akan berpikir ‘Selalu? 2 kali dalam sebulan dibilang selalu?’. Masih untung bila dia juga berpikir ‘Ya, seharusnya ini memang tidak boleh terjadi’.

Berlebihan bisa dalam bentuk: Penggunaan kata superlatif seperti ‘selalu’, ‘terlalu’, ‘sering’, ‘paling’, atau mengarah pada sifat (attitude) seperti ‘tak mau berusaha’, ‘tak menghargai waktu’, ”malas’, ‘tak menghargai aturan’ dan sebagainya.

Kerugian bila anda berlebihan adalah: Anda membuat pikiran personil anda sama terdistorsinya dengan anda. Alih-alih menyadari kesalahan dan memikirkan cara perbaikan, personil anda akan berupaya menyangkal apa yang anda katakan.

Ketimbang berlebihan, akan lebih efektif bila seorang manager fokus pada suau fakta atau suatu perbuatan dan menawarkan solusi. Misalnya, bila anda mendapati personil anda telat, anda bisa mengatakan: ‘Telat Di?’ (suatu fakta yang tak dapat dibantah). Personil anda mungkin akan menanggapi dengan ‘Maaf pak, macet’. Anda lalu, ‘Jalur kamu memang rawan macet ya. Mungkin lewat jalan X lebih lancar. Pernah coba?’. Atau, ‘Memang jalan makin sulit. Mungkin memang harus berangkat lebih pagi. Kamu ada masalah kalau berangkat lebih pagi?’dan seterusnya.

3. Menganggap personil mengetahui masalah dan solusi

Suatu hari anda berkata kepada personil anda: ‘Ren, tolong pesankan tinta printer saya untuk semua warna’. Besoknya Reni, personil anda, membawa 3 cartridge tinta untuk cyan, magenta dan yellow dan langsung memasangnya untuk anda. Apa yang terjadi? Hari itu anda tidak bisa mencetak dokumen karena tinta hitam telah habis.

Maksud anda dengan semua warna adalah termasuk hitam. Tetapi sebagian besar orang menyebut printer warna bila bisa mencetak warna selain hitam. Jadi, hitam dianggap bukan warna. Itulah yang terjadi pada Reni personil anda.

Anda tentu tak bisa menerima bila karyawan anda tidak tahu apa-apa. Tetapi anda juga selayaknya tidak berasumsi bahwa karyawan anda tahu semua. Latar belakang, pendidikan, pengalaman bisa jadi membuat mereka tidak tahu beberapa hal yang anda tahu. Cara terbaik dan aman adalah bicara dengan jelas dan mengkonfirmasi apakah apa yang anda maksud sama dengan apa yang mereka maksud.

4. Tak menindaklanjuti

Kejadian ini mungkin sering terjadi. Minggu kemarin Anda meminta personil anda untuk merevisi standar inspeksi material karena persyaratan pelanggan yang menjadi lebih ketat. Anda memintanya untuk menyelesaikan draft revisi dalam 1 minggu. Seminggu kemudian anda berharap sudah bisa memeriksa draft tersebut dan meminta personil anda untuk membawanya kepada anda. Apa yang anda terima? Bukan draft, tapi beberapa alasan mengapa draft tersebut belum selesai.

Pun bila anda sudah memberikan instruksi dengan sangat jelas, pandangan tentang tingkat urgensi dari suatu tugas mungkin berbeda antara anda dengan personil anda. Anda bisa saja mengatakan bahwa itu penting, tapi personil anda akan menilai tingkat kepetingan dari seberapa besar perhatian anda kepada pekerjaan tersebut. Bila anda menindaklanjutinya dalam selang waktu tertentu, menanyakan kemajuan yang telah dicapai, memberikan dukungan yang diperlukan, personil anda akan merasa bahwa hal itu benar-benar penting dan memang pantas untuk mendapat prioritas disamping pekerjaan lain. Bila anda seperi melupakannya, personil anda kemungkinan akan berpikir bahwa hal itu memang pantas dilupakan dan prioritas akan diberikan untuk pekerjaan lain.

Dengan menindaklanjuti, anda juga menjalankan dua fungsi penting seorang manajer: coaching dan supporting. Memberi pengarahan agar personil anda ada dalam jalur yang benar dan memberi dukungan untuk mengatasi hambatan-hambatan yang ditemukan.

5. Tak menghargai kemajuan

Pada suatu waktu, anda tentu pernah mempelajari suatu yang menurut anda, paling tidak pada awalnya adalah sulit. Entah itu matematika, entah itu bermain gitar. Bayangkan betapa senangnya anda ketika anda anda merasa berhasil menguasai bagian kecil dari pelajaran tahap awal dan seseorang mengatakan ‘kamu kelihatannya berbakat’ (walaupun mungkin sebetulnya tidak). Anda akan mempunyai semangat yang lebih lagi untuk menguasai lebih banyak lagi.

Herzberg, sang guru motivasi mengatakan bahwa dua faktor penting yang dapat meningkatkan motivasi adalah pencapaian dan penghargaan. Karyawan anda akan mempunyai motivasi untuk tetap menjadi lebih baik bila dia tahu bahwa dia telah melakukan pencapaian yang berarti dan mendapat pengakuan dari anda. Hal yang kurang lebih sama dikatakan oleh Dr. Rollo May, ilmuwan perilaku: ‘What gets rewarded gets repeated’. Apa yang dihargai akan diulangi. Bila anda memberi penghargaan, mungkin dengan pujian yang tulus atau dengan cara yang sesuai dengan anda, personil anda akan benar-benar menyadari bahwa apa yang telah dilakukan memang benar-benar bagus untuk dilakukan dan layak untuk dilakukan lagi.

Menghindari 5 kesalahan umum diatas akan membuka peluang lebih besar bagi personil anda untuk melakukan perbaikan yang anda inginkan. Bagaimana bila tak juga berhasil? Maka anda harus ingat, setelah berbagai upaya, bahwa untuk beberapa personil, perbaikan tetap masih mungkin, meskipun di kehidupan yang lain. Tinggal anda harus memutuskan.



Refferensi:

Micki Hollliday: Coaching, Mentoring and Managing
David D Burns: Cognitive Theory

Ir. Iim Ibrohim
Konsultan iso 9001, 14001, TS 16949, OHSAS 18001

Sumber :

https://wkertowi.wordpress.com/2011/04/13/5-kesalahan-umum-manajer/#more-358