Kopdar Surabaya Study Group di De'Bronto'S

Kopdar-10

Untuk memper-erat tali persaudaraan dan komunikasi, komunitas Surabaya Study Group melaksanakan Kopdar yang ke-10. Sambil kongkow-kongkow dan menghirup kopi di cafe De'Bronto'S yang terletak di Cito.

5S, Implementasi dan Problem

Apakah 5S effective dalam membangun sistem pada suatu organisasi?

Setelah Senin malam terjadi diskusi seru di Grup Whatsapp dari Surabaya Study Group, hari Selasa malam dibuka diskusi lanjutan dengan topik yang berbeda. Kali ini dibuka dengan tema 5S dan diawali dengan pertanyaan Apakah 5S effective dalam membangun sistem pada suatu organisasi?

Sebelum kita menuju intisarinya, kita jabarkan dulu apa 5S itu sendiri.

5S merupakan kepanjangan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Sitsuke. Dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi 5P, yaitu Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Perawatan dan Pembiasaan. Dan tak jarang orang menyebutkan menjadi 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin.

Dalam fase Rawat itu memerlukan kedisiplinan dan kemauan yang tinggi, karena fase yang ke-4 (Rawat) kita perlu mengubah budaya team. 5S ini bisa dibilang salah satu landasan fundamental dalam membangun company culture.

Secara keseluruhan penerapan 5R ini memang harus diawali dengan komitmen dari management. Management harus menjadi ing ngarso sung tulodho. Atau istilah lainnya adalah dengan pendekatan Top to Bottom. Tidak bisa atau sulit jika menggunakan pendekatan Bottom to Top. Terutama misalnya dalam hal kebijakan membuang yang tidak diperlukan.


Lalu bagaimana strategi membuat manajemen menjadi komit?
Sebelum mengarah kesana, kita ambil case dalam implemetasi 5S.

Case 1 : Dilema mengembalikan tool ke tempat asal karena memakan waktu, sehingga pada akhirnya tool tersebut ditaruh di dekat kita, namun kemudian lupa, sehingga tool tersebut hilang sementara.

Case 2 : Harusnya lemari kapasitas bisa 100%, tapi setelah impementasi 5R utilitasnya menjadi hanya 15%

Dari 2 case diatas tercermin mengeksekusi 5S tanpa assesment, hanya mengetahui dari definisi langsung di implemented.


Untuk membahas 5R, kita mulai dari R pertama atau R 1 (Ringkas).

Sebuah fenomena yang selalu dipandang sebagai sebelah mata, karena asumsi nanti akan dipakai lagi. Namun seiring berjalannya waktu, secara functional sudah tidak optimal. Sehingga menyebabkan pergeseran fungsi menjadi abu-abu.

Contoh , terdapat sebuah dongkrak mesin. Dongkrak tersebut dibeli dengan tujuan untuk memindahkan mesin saat relayout. Harganya cukup mahal untuk penggunaan yang frekuensinya tidak terlalu sering.

Dari sisi Dept. Purchasing proses pembeliannya memakan waktu yang lama. Dan dari sisi Dept. Finance asset tersebut merupakan asset yang sudah dimiliki oleh perusahaan, maka harus dirawat dengan baik.

Namun itu semua hanya asumsi belaka dari kedua departemen tersebut. Actual di produksi, dongkrak diletakan begitu saja di tempat tools tanpa ada pemeliharaan yang baik. Lalu seiring berjalannya waktu, ada informasi bahwa bos dari mother company akan visit dan akan genba ke semua departemen.

Dibagian produksi melakukan proses 5S dan ketemulah dongkrak yang sudah usang. Statusnya disini masih menggantung. Secara fungsional sudah tidak bisa, karena ada satu item yg berkarat, niatnya ingin dibersihkan, namun bautnya patah di dalam.


Disini terjadi diskusi yg menarik. Antara mau dibuang atau di-repair?

Dari Dept. Purchasing, kita harusnya check dulu rent or buy analysis, tetapi jika sudah terlanjur kita check "nilai buku"nya, jika masih menguntungkan maka kita perbaiki.

Namun yang jadi masalah, ketika nilai buku tidak bersahabat dengan nilai fungsi, otomatis jadinya muncul istilah "Eman-Eman". Dengan muncul rasa "eman-eman" kemudian disusul dan muncul "Nyumpeki" alias bikin sumpek.


Salah satu pendapat yang dilontarkan adalah dalam proses R 1, yaitu Ringkas (Pemilahan), ada beberapa langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu :
Step 1 : Membuang yang tidak diperlukan, bila abu abu
Step 2 : Mengidentifikasi barang yang tidak diperlukan
Step 3 : Melaksanakan pembersihan besar dan
Step 4 : Meneliti penyebab

Semua case apapun itu termasuk alat besar adalah hanya sekedar "objek penderita". Sebelum nantinya akan terjadi pergeseran makna, maka prinsip ringkas membedakan antara yang tidak diperlukan serta membuangnya. Dalam hal ini dibuatlah managemen stratifikasi dan menangani masalah. Secara actual penempatan barang yang masuk dalam stratifikasi dimasukan dalam "Label merah" beserta timeline dan project sheet nilai barang dihitung untuk FA.

Sehingga Aktifitas R 1 adalah
1. Menghilangkan yang tidak perlu
2. Menangani penyebab kotor
3. Perbaikan dan pemilahan berdasarkan asasnya.

Pendapat yang lain adalah sebagai berikut :
Step 1 : Bisa masuk ke kategori barang yang intensitasnya jarang dipakai.  
Step 2 : Dimensi besar, bisa dialokasikan ke gudang dengan tempat labeling terpisah khusus barang barang yang intensitas pemakaiannya jarang.  
Step 3 : Kenali penyebab bisa dengan metode 5 W + 1 H.     
Step 4: Dongkrak jangan dibuang dulu tapi bisa dipindahkan ke tempat misal ke gudang khusus dengan tempat khusus  dengan dikasih labeling agar mudah dicari.


Dalam menilai barang dengan kategori dibuang sayang ini, tim Aset management dan bagian patroli 5R dapat berkoordinasi dan menilai dari segi aset dan jika masih bisa diperbaiki maka lanjut, tapi jika dinilai tidak bisa, maka bisa dijadikan pertimbangan bagi management agar bisa dimasukkan dalam kategori scrap.


(bersambung)

Sisi Lain dari Inovasi

Kali ini Online Discussion Groups merangkum dari diskusi Surabaya Study Group via Whatsapp Grup yang mengangkat tema "Another kind of innovation by Amazon.com". Kita bisa melihat bukti dari esensi sebuah inovasi ketika sebuah ide tidak terbentur oleh variable apapun.

Sehubungan dengan lebih meningkatkan efisiensi dalam Inventory Management, Amazon menggunakan robot-robot di dalam aktivitas gudangnya, yang teknologinya diperoleh dari akuisisi perusahaan startup bernama Kiva di tahun 2012.

Ini sisi positive inovasi Inventory Management dari Amazon adalah siklus yang pada umumnya membutuhkan 60 menit ketika staf gudang secara manual memilah tumpukan barang, memilih produk, mengemas, dan mengirimnya. Sekarang dengan adanya robot, mereka dapat menangani pekerjaan yang sama dalam waktu 15 menit saja. Robot-robot tersebut tidak hanya lebih efisien namun juga memakai ruang yang lebih sedikit daripada rekan mereka (manusia). Dan disain gudang dapat dimodifikasi untuk mendapatkan ruang yang lebih luas.


Terkait dengan inovasi amazon.com di atas, menurut Deutsche Bank, operating cost amazon.com mengalami penurunan sebesar 20% atau setara USD 22 juta di setiap Warehouse-nya. So, at the end is about money .

Namun dari sisi negativenya akan semakin banyak manusia pengangguran.

Dari sisi negative lainnya, umumnya robot belum tentu bisa beradaptasi dengan perubahan. Misal tidak ada ID pada product terkait maka akan muncul error messages.


Yang menjadi pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana peran SDM dalam menghadapi era digital?

System digital memang butuh bagi para pengusaha, namun keseimbangan mengelola SDM juga penting bagi pemerintah, guna menyeimbangkan tenaga kerja. Untuk itu peran SDM cukup penting untuk menjadi operator digital yang mumpuni dan bijak.

Robot secanggih apapun teknologi yang digunakan, tetap saja itu semua hasil kolaborasi otak manusia, dan penggunanya juga manusia, serta kembali semua ke manusianya.


Lalu bagaimana menjembatani SDM dengan stakeholders?

Bagi perusahaan besar yang have no issue dengan modal mungkin tidak masalah apabila mereka harus meng-automation-kan proses produksi mereka, walaupun dengan harus mengurangi human resource mereka sehubungan dengan pekerjaan yang telah diambil alih oleh robot.

Namun demikian, pemanfaatan automation ini bukannya tanpa downside. Paling tidak robot dan segala perangkat pendukungnya harus dimonitor serta di-maintain. Tentunya dibutuhkan sumberdaya yang handal dan ahli serta specialist di bidangnya, yang pastinya bergaji sangat besar dibandingkan pekerja-pekerja sebelumnya.

Memang automatisasi terlihat gurih, namun hal tersebut terjadi jika kita mampu men-setup dengan benar. Tapi bagi produsen yang hanya memikirkan laba usahanya yang sudah menjadi target bagaimana?. Karena hitungan hari dan jam tetap sama dari tahun ke tahun, bahkan mungkin dari abad ke abad.

Maka perlu pembelajaran atau study-study mengenai pemahaman teknologi dan kemanusiaan.


Pertanyaannya selanjutnya adalah siapa yang akan berperan dalam hal itu? Apakah pembuat teknologi? pembuat kebijakan.? atau pengguna teknologi?

Sisi kemanusian memang lebih berharga daripada teknologi yang belum tentu menguntungkan manusia. Ada hal yang masih tidak bisa tergantikan manusia, misalnya saja contoh sederhana adalah semahal-mahalnya alat namun tetap saja yang melakukan setting adalah manusia.

Bahkan dalam hal ini boleh dibilang manusia masih lebih flexible karena dalam bekerja masih bisa menyesuaikan keadaan. Dan sebagai penutup diskusi dan artikel ini, perlu kita ingat bahwa teknologi apapun itu adalah asisten manusia.

Aktiva tidak Berwujud

Kali ada yang dibahas dengan topik yang agak jauh melenceng dari topik biasanya, yaitu seputar Akuntansi, yaitu mengenai bagaimana teknik menghitung aktiva tidak berwujud.

Ada beberapa metode dalam menghitungnya, garis lurus dan saldo menurun. Yang paling mudah diaplikasikan adal metode garis lurus. Dimana kita menentukan masa manfaat dari objek aktiva tersebut.

Misalnya lisensi produk kita beli sebesar 300 juta dan ditaksir masa manfaat 10 tahun, maka pertahun dibebankan sebesar 30 juta. Dengan jurnal beban amortisasi pada debet aset tak berwujud sebelah kredit.

Bila kita membeli di tengah tahun maka dari 30 juta dibagi 12 bulan dan dikali bulan berjalan.


Lalu bagaimana untuk aset tidak berwujud seperti good will, merk dagang & hak paten, bagaimana pula teknik menghitungnya?

Dalam sistem perpajakan di negara kita menganut 4 kelompok:

1. 4 tahun
2. 8 tahun
3. 16 tahun
4. 20 tahun

Aset tidak berwujud seperti good will atau merk dagang masa manfaat ditetapkan dari perkiraan saja, biasanya terkait dengan rasio financial yang diinginkan. Biasanya perusahaan memiliki kebijakan masing-masing dalam menafsirkan sesuai dengan psak yang diterapkan. Karena banyak faktor yg di pertimbangkan dalam menentukan masa manfaat.

Jika ingin performance rasio keuangannya bagus, bisa dibuat masa manfaatnya lebih panjang, sehingga profit perusahaan lebih menonjol.

Rasio keuangan yang diinginkan ini adalah rasio keuangan yang tergolong rasio profitabilitas, terkadang terkait beberapa pertimbangan, perusahaan ada yang ingin laba tinggi misalnya ingin mencari investor, ada juga yang ingin laba rendah misalnya untuk menghindari pajak.

Profit disini yang dimaksud adalah net profit margin, jika masa manfaat pendek otomatis biaya akan bertambah sehingga menekan profit, sebaliknya kalau masa manfaat panjang maka biaya kecil sehingga profit lebih besar.

Biasanya umur ekonomis tidak melebihi 20 tahun, jika masih ada nilai sisa biasanya perlu dilakukan audit ulang.

First Expired First Out

Masih berlanjut diskusi tentang manajemen persediaan, namun kali ini yang dibahas adalah mengenai manajemen persediaan Restoran. Yang menjadi critical poin di restoran adalah banyak material yang cepat masa kadaluarsanya.

Sehingga perlu mengatur EOQ dan mengatur manajemen persediaan bahan baku masakan. Persediaan dari bahan baku di restoran mempunyai self life tiap-tiap product. Sehingga setiap hari perlu review forecast dengan tujuan agar jangan sampai ada product expired atau jangan sampai kehabisan barang.

Karena haram jika sampai ada menu yg sold out. Oleh karena itu tiap hari perlu cek FEFO (First expired first out) dari setiap product.

Dan yang tak kalah penting adalah mengenai forecast, karena jika forecast-nya meleset, bisa-bisa banyak bahan baku yang terbuang. Sehingga harus tiap hari reviewnya. Bahkan kadang tengah hari sekitar jam 1 siang review.

Pengkodean Stok dalam Manajemen Persediaan

Pembahasan di grup Whatsapp Surabaya Study Group masih hangat tentang manajemen persediaan & pergudangan. Dalam manajemen pergudangan, saat ada material masuk kemudian diterima, untuk memudahkan pengawasan misalnya ketika material tersebut stoknya menipis atau masih banyak, maka perlu adanya aplikasi yang memudahkan pencatatan barang keluar masuk material.

Dengan aplikasi ini maka pencatatan stok akan menjadi lebih baik daripada dengan metode pencatatan manual dnegan kartu stok barang, karena bisa secara otomatis dan sudah terintegrasi ke departemen lain, jika ada material yg diterima & jika material yang digunakan.

Untuk aplikasi system yg terintegrasi dengan Dept lain, ada beberapa yaitu misalnya yang familiar digunakan saat ini seperti ERP-SAP, AX system. System ERP yang lain misalnya SAP, Infor, MFGpro.

Sedangkan untuk kode stok atau sistem penamaan material bisa dilakukan dengan 3 pendekatan, yaitu :
Pertama, menggunakan model alfabetik
Kedua, berdasarkan dari kharakteristik barang misalnya fast moving / slow moving
Ketiga, dari model jenis material (contoh = valves, fittings, bearing, rubber, Gasket, dsb)

Beberapa perusahaan lebih menggunakan pendekatan ketiga yaitu dari jenis material, sehingga dari jenis barang akan tercermin dari item numbernya atau kode stoknya. Misal bahan baku item numbernya BB0001 untuk gula pasir, sedangkan untuk bahan kemas item number nya BK0001 untuk box.

Selain dapat mengenali jenis material, pengkodean yang baik bisa mempercepat pencarian kode barang dan mencerminkan barang yang dimaksud untuk menghindari double entry master barang oleh operator.

Pengkodean juga ditujukan untuk mempermudah pengecekan BOM ataupun tipe, tempat penyimpanan barang. Sehingga pengkodean barang di sebagian perusahaan ada juga yang rahasia agar BOM tidak bisa dibaca oleh perusahaan kompetitor.

Kode barang dapat dikelompokkan dalam 2 kelompok besar yaitu speak code dan non speak code. Speak code bermakna bahwa kode itu beraturan dan bisa memberikan informasi langsung pada misalnya TC0100010 berarti Tube copper diameter 100 mm dan tebal 1.0 mm, jika ada TC200020.

Di tempat lain pengkodean dikelompokkan berdasarkankan group barang dengan suppliernya, misal VR001, artinya dari supplier V group retail.

Pengelompokan barang juga bisa berdasarkan product-line misal finish good, raw-material dan sparepart. Kemudian dibuat group barang, jika diperlukan pake sub-group baru kemudian kode barang yang mencerminkan karakteristik barang misal ukuran panjang. Lalu di kode barang ditempel atribut fast/slow moving, stok/non-stok, ABC class, berat, max-min stok.

ABC class adalah Activity Based Costing, yaitu yang merujuk pada peng-kategori-an inventory dari valuenya atau nilai persediaan. Sehingga Kepala Gudang akan memberikan perhatian lebih untuk kelas A karena valuenya tinggi.

Kopdar ke-11

KOPDAR yang diadakan hari Minggu, 05 Agustus 2017, pukul 16:00 di Rollaas Café sekarang ini merupakan kelanjutan Kopdar sebelumnya Minggu, 30 Juli 2017, 16:00 yang diadakan di D'kampung Sutos.

Beberapa hasil catatan meeting adalah sebagai berikut :
Tema : Tata Hubungan Formulasi Inventory Management dan Produktifitas dalam Membangun Keunggulan Bisnis

Pembicara : Wahyu Adi CPIM (Inventory Management) dan Dr Fauzi Arif RH MM (Produktivitas)

Moderator seminar : Agung Ektika

Susunan Acara :
Sabtu, 28 Okt (Jam 9.00 s/d 15.00)
9.00 - 10.00 : pendaftaran + space pariwara
10.00 - 12.00 : materi 1
12.00 - 13.00 : lunch
13.00 - 15.00 : materi 2

Tiket peserta :
HTM : Rp 300.000
Earlybird : Rp 250.000
Mendaftar kelompok (min. 5 orang) : Rp 200.000

Fasilitas :
Sertifikat
Lunch

Safety Stock

Diskusi Surabaya Study Group melalui Whatsapp grup dimulai dari pertanyaan singkat : bagaimana cara menghitung safety stok?

Untuk menentukan safety stock ada kaitannya dengan lead time & EOQ (Economic Order Quantity). Dan juga ada faktor forecast juga. Terdapat cara kontrol inventory yang simpel namun tepat guna, yaitu berdasarkan min-max level dan target valuationnya tidak boleh melebihi nominal tertentu..


Lalu bagaimana jika raw materialnya berupa cairan?
Apakah sama dengan tata kelola persediaan raw material benda padat?


Pengendalian persediaan raw material sangatlah penting, contohnya adalah di perusahaan semen, raw material menjadi sangat critical, karena jika ada yang terlambat maka pabrik bisa off, namun disisi lain nilai inventory dibatasi agar net working capital (NWC) yang dikeluarkan perusahaan tetap slim.

Fluktuatif karena struktur kimia raw material utama yang di tambang juga terjadi fluktuasi, sehingga konsumsi materialnya menyesuaikan, juga jika terjadi unplanned stop/breakdown maka scheduling incoming material akan banyak penyesuaian.

Dan yang tak kalah penting di akhir bulan tetap perlu dilakukan material balance dan crosschek dengan physical stock di lapangan, nilai physical stock ini tidak boleh melebihi sejumlah presentase tertentu jika di banding dengan book stock di SAP.

Dengan kata lain raw material tidak boleh sampai melewati safety stok, tapi disisi lain, tidak boleh terlalu banyak membeli raw material.


Mengenai persediaan barang/ produk berukuran kecil, untuk menjaga stabilitas persedian pada produk-produk kecil bisa di lakukan dengan konsep "Integrated cycle count". Konsep ini selalu dilakukan setiap pagi hari berdasarkan pengecekan fisik dan pengecekan secara system informasi. 

Gunanya untuk mengontrol dan melihat kesesuaian jumlah produk yg masuk dan keluar, konsep ini sangat cocok untuk produk fast moving. Dan juga cocok untuk mengevaluasi  jumlah kesalahan ketika terjadi problem pada order picking,  scanning quality control dan shipping produk.