Pentingnya Data Bagi Sebuah Organisasi Maupun Perusahaan

OpinionDay #60

Oleh : Widhy Wahyani (SSG-140)

Data. Jika kita berbicara mengenai data, sebaiknya terlebih dahulu kita mengetahui makna kata “data” itu sendiri. Kata “data” berasal dari bahasa Yunani “datum” yang mempunyai arti fakta, dan dalam kamus bahasa Inggris bermakna majemuk. Sehingga jika kita menulis kata data yang dimajemukkan, seperti sekumpulan data, data-data, dan sejenisnya. Seandainya kita bermaksud menyatakan sekumpulan data, seyogyanya memilah tipe atau jenis datanya lebih dahulu. Dengan contoh sebagai berikut:

• data minuman beras kencur yang kemasan botol plastik
• data penerima bantuan gaji selama pandemik di Jawa Timur
• kumpulan data penderita COVID-19 di Kabupaten Nganjuk
• himpunan data pengelola dapur darurat dalam masa PSBB di DKI Jaya

Dimana diketahui bahwa data bisa dikatakan sebagai hal utama yang dikaji dalam masalah Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Pemanfaatan dan pemakaian data mempunyai banyak ruang lingkup. Adapun pembahasan terkait dengan definisi data yang berasal dari bermacam sumber adalah sebagai berikut:

Seperti yang dikutip dari tulisan Prayitno, W. dalam Pentingnya Data Dan Informasi, bahwa data menggambarkan sebuah representasi fakta yang tersusun secara terstruktur, dengan kata lain bahwa “Generally, data represent a structured codification of single primary entities, as well as of transactions involving two or more primary entities .” (Vercellis, 2009: 6). Selain deskripsi dari sebuah fakta, data dapat pula merepresentasikan suatu objek sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1) bahwa “Data adalah nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian (event) “. Dapat dikatakan bahwa data adalah suatu objek, kejadian, atau fakta yang didokumentasikan dengan kodifikasi terstruktur untuk suatu atau beberapa entitas.

Sedangkan informasi adalah sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data. Dimana data yang sudah tersedia diproses dan dikemas sedemikian rupa sehingga menjadi suatu informasi yang bermanfaat. Selanjutnya, definisi informasi dari beragam sumber, seperti yang dikutip dari tulisan Prayitno, W. dalam Pentingnya Data Dan Informasi bahwa informasi merupakan suatu hasil dari pemrosesan data menjadi sesuatu yang bermakna bagi yang menerimanya, sebagaimana dikemukakan oleh Vercellis (2009: 7) “Information is the outcome of extraction and processing activities carried out on data, and it appears meaningful for those who receive it in a specific domain .” Selain merupakan hasil dari pengolahan data, informasi juga menggambarkan sebuah kejadian, sebagaimana dikemukakan oleh Wawan dan Munir (2006: 1) bahwa “Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) dengan lebih berguna dan lebih berarti “.

Dengan bahasa lain bahwa informasi merupakan sesuatu yang dihasilkan dari pengolahan data supaya lebih gampang dipahami dan mempunyai makna yang mendeskripsikan suatu peristiwa dan fakta yang ada.

Mungkin bagi beberapa individu, pebisnis atau bahkan bagi orang banyak, data dianggap sebagai sesuatu hal yang kurang penting atau bahkan tidak penting alias remeh-temeh. Namun melebihi fungsi dari data itu sendiri, sebenarnya data merupakan modal utama atau bahkan sesuatu hal yang mutlak bagi kesuksesan strategi sebuah organisasi maupun perusahaan yang sedang dijalankan.

Tidak jarang sebuah organisasi bahkan perusahaan yang dijalankan tanpa data. Dalam hal ini yang dimaksud adalah data masa lalu, data saat ini maupun data yang akan datang. Bisa dikatakan bahwa organisasi maupun perusahaan yang dijalankan tersebut berjalan tanpa panduan, sehingga roda bisnis dijalankan dengan jalan merabaraba.

Memang bagi beberapa organisasi maupun perusahaan, data merupakan sesuatu hal yang belum familiar dan bahkan belum difikirkan sama sekali. Mereka belum menyadari makna penting data. Sebenarnya dengan data, suatu perusahaan bisa mengalahkan pasar apapun yang dimasukinya. Bahkan mereka juga bisa menaklukkan siapapun pesaing yang dihadapi. Dalam hal ini tentunya menggunakan asumsi bahwa produk dan strategi kita tepat dan dengan sasaran yang tepat pula di pasar tersebut.

Berikut kegunaan data bagi organisasi maupun perusahaan yang akan maupun sedang dijalankan adalah dapat digunakan sebagai bahan dalam pengambilan keputusan:

• Sebagai penentu jenis kegiatan yang akan dilaksanakan
• Sebagai pilihan/teknik untuk melaksanakan kegiatan
• Penentu seberapa luas lingkup kegiatan yang akan dilakukan
• Sebagai penentu personil yang akan melaksanakan kegiatan
• Sebagai penentu durasi waktu yang akan diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan
• Sebagai penentu waktu yang tepat untuk memulai kegiatan
• Sebagai penentu seberapa besar anggaran yang diperlukan
• Sebagai penentu personil yang akan bertanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan

Data yang akan digunakan sebagai dasar untuk menentukan keputusan seyogyanya melalui proses terlebih dahulu sesuai dengan keinginan maupun kebutuhan pemakainya. Berbagai macam pengolahan data yang sering diaplikasikan adalah sebagai berikut:

• Pengolahan secara aritmatika (perkalian, pembagian, penambahan, pengurangan, pembulatan atau penghilangan pecahan).
• Pengolahan secara statistika (rataan, minimum, maksimum, standar deviasi, dan distribusi frekuensi).
• Pengolahan data dengan pengurutan, pengelompokan, pemilahan, pengabaikan data yang tidak diperlukan.

Data yang dimanfaatkan sebagai informasi bagi organisasi maupun perusahaan seharusnya disampaikan sesuai dengan keperluannya, baik terkait dengan kelengkapan materinya, timing (waktu) saat penyampaian informasinya, kevalidan datanya, dan sebagainya. Bisa dicontohkan dalam hal ini, adalah seorang manajer marketing yang memerlukan informasi terkait dengan market condition, competitor condition, macro economic condition, company strength, company financial strength, dan sebagainya. Agar dapatnya suatu informasi dilakukan secara cepat dan teliti pada era milenial ini, suatu organisasi maupun perusahaan pada umumnya memanfaatkan komputer, dimana di dalam Central Processing Unit-nya didisain sebuah sistem basis data. Adapun Sistem Informasi Manajemen merupakan kerjasama yang harmonis antara man dan machine (komputer). Sehingga sebisa mungkin semua alat-alat perkantoran dibuat bisa dirangkai penggunaannya dengan komputer (office automation), sebagai contoh: penggunaan video conference (tele-conference), email, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.

Adapun ketersediaan informasi dan kecepatan dalam memperoleh informasi dapat diartikan sebagai “senjata” yang ampuh dalam memenangkan persaingan dalam pasar global dewasa ini. Sehingga dengan semakin sibuknya para manajer maupun pimpinan, dimana jadual aktivitas semakin ketat, dapat membuat mereka tidak mempunyai waktu lagi membaca laporan yang bertumpuk-tumpuk dari setiap bagian di organisasi maupun perusahaan yang dikelolanya. Oleh karena itu diperlukan suatu cara yang disebut Decision Support System (DSS) yaitu computer system yang dapat membantu para manajer maupun pimpinan untuk mengambil keputusan secara cepat dan tepat.

Referensi:

“Pentingnya Data Dan Informasi”. LPMP D. I. Yogyakarta Kementrian Pendidikan dan

Kebudayaan. 25 April 2013. 6 September 2020, jam 19.00 WIB.

https://lpmpjogja.kemdikbud.go.id/pentingnya-data-dan-informasi/. 6 September 2020.