Oleh : Sutomo Asngadi (SSG-356)
Dua bulan sebelum hari H DKM membentuk team formatur panitia qurban, lalu Formatur membentuk perangkat team/divisi/coordinator dari awal sampai akhir lalu dibuat timeline meeting per pekan dengan tema diskusi sesuai dengan pergerakan proses dan update terakhir.
Tema meeting biasanya menjadi sebagai berikut
1. Pemilihan suppler,
2. Publikasi marketing
3. Penyiapan alat dan prosesi pemotongan dan
4. terakhir adalah distribusi kepada penerima daging qurban.
Team yang dibentuk
1. team Finance,
2. team Procurement,
3. team Peralatan (kalo di factory mgkn maintenance),
4. team kupon (kalo di Factory mgkn PPIC ),
5. team pemotongan, team pencacahan,
6. team distribusi,
7. team keamanan di back up Binamas Polri dan Babinsa TNI.
8. Team logistic dan Konsumsi (menunya Nasi Kebuli dan Biryani).
9. Jangan lupa kita bentuk juga team IT dan multi media.
Tidak kalah penting juga kita juga meng-HIRE orang – orang baru (dari jamaah atau pengurus rt/rw) untuk bisa terlibat dalam kepanitian tahun2 yg akan datang atau prospek tsb bisa kita libatkan untuk kegiatan kepanitian lainya..
Konsep ini kami lakukan sebagai arena dakwah untuk mengajak orang terbiasa sholat berjamaah di masjid dengan cara yg wise ( no instruction to go to masjid) kedua adalah konsep organisasi kita adalah mengacu kepada Organisasi Gemuk – berbeda dengan konsep organisasi bisnis yg lebih memilih organisasi nya Ramping yang efesien….
Perbedaan Organisasi Sosial dan organisasi bisnis
1. Team finance melakukan pendataan menyangkut biaya anggaran biaya yang menyangkut dari awal sampai akhir proses qurban atas pengajuan setiap team yang dibentuk. Termasuk juga melakukan collection hasil penjualan dari pekurban.
2. Team Procurement melakukan pencarian vendor hewan qurban dan price quotation selection vendor serta menyiapkan kontrak dengan vendor disertai dengan clausal2 tanggung jawab vendor dan tanggung jawab Panitia Qurban atas nama Pengurus DKM. Clausal biasanya menyangkut tanggung jawab vendor seperti menyepakati harga hewan qurban menyediakan hewan qurban termasuk kendang, pemeliharaan hewan sejak hewan di tempatkan di Lokasi masjid (biasanya H-7 hewan sudah di masjid) tanggung jawab Panitia adalah menyediakan team pemotong, team pencacah, team pembagi/pengkantong daging qurban. Lalu setelah kontrak di tandatangani maka proses berikutnya adalah melakukan proses marketing oleh team IT dan Multi media melalui spanduk di pasang di masjid dan IG/FB WAG dsb.
3. team perlengkapan atau peralatan atau kalao di factory mgkn kita sebut sebagai maintenance tugasnya memastikan perlengkapan utk proses qurban tersedia semua mulai tenda, pisau, cuter, kapak, badik (pisau besar ) utk proses pemotongan dan pencacahan, sampai kantong plastic utk daging (kadang masih ada polemik antara pakai besek dan kantong yang green environment (ramah lingkungan yang bisa cepat terurai kalua jadi sampah)
4. team Kupon mgkn kalau di factory mirip dengan divisi PPIC tugasnya melakukan konversi hasil hewan qurban menjadi daging raw material menjadi finished goods. Konversinya adalah satu kambing akan menjadi 10 kantong dan satyu sapi menjadi 120 kantong…Setelah konversi disepakati maka team kupon mendata rencana penerima daging qurban yaitu misalnya satpam cluster total 120 orang, ojek pangkalan 50 orang, siswa sekolah gratis 200 orang, total petugas kebersihan masing2 cluster 150 orang, polisi tantara 20 kantong masyarakat sekitar dst,,, berdasarkan record tahun2 sebelum nya data kantong daging qurban adalah sekitar 1000-1200 kantong … maka team kupon minimal menyiapkan kupon 1000-1200 kupon cara distribusi kupon adalah tidak semua disebarkan tapi hanya 80%saja yg di disebarkan jumlah dari update terakhir hewan qurban yang masuk di H-1. Sisanya yang 20 % untuk buffer stock
5. Team pemotongan dan pencacahan. Team pemotong kadang di siapkan oleh supplier tapi kalau harga yg disodorkan supplier utk team pemotong itu mahal maka team procurement mencari team pemotong yg harganya lebih murah dengan memastikan qualitas dan kesediaan personel cukup utk melakukan pemotongan selesai sebelum dhuhur. Team Peralatan juga bertugas menyiapkan team pencacah (20 orang ) dibagi menjadi team pencacah professional- dibayar dan team pencacah sukarelawan.
6. Team distribiusi tugasnya menyerahkan kantong daging qurban kepada penerima daging sesuai dan memastikan sesuai dengan kupon nya.
7. team keamanan dan Binamas Polri/ Babinsa TNI tugasnya untuk mengamankan pada proses pemotongan/pencacahan sampai proses distribusi daging qurban selesai
8. Team logistic dan Konsumsi (menunya Nasi Kebuli dan Biryani). Tugasnya menyiapkan dari pagi konsumsi utk para panitia dan pequrban pagi menu sarapan gorengan kopi, air mineral, siang makan siang dengan lauk dari daging qurban..sorenya makan lagi dengan nasi kebuli dan biryani
9. Bagiamana proses production line nya pemotongan hewan qurban?? Pertama start jam 9 pagi mc sekaligus imam rowatif sebagai Production manager melakukan pengendalian proses penyembelihan dibantu oleh petugas pengendali hewan kendang yang tugasnya adalah menyiapkan hewan sapi/kambing/domba yg siap potong sesuai daftar list yang dia pegang dan petugas penerima pequrban kadang pegurban ingin menyembelih sendiri hewan qurban nya makan petugas perima tadi menberi info kepada MC/Ustat Imam rowatib dengan cara sebagai berikut list data qurban mana yang di dulukan…
Urutan pertama hewan yg siap potong disiarkan melalui pengeras suara oleh MC/Floor Production Manager lalu petugas kendang menyiapkan no dan mana yang di siarkan oleh mc . hewan qurban diserahkan tukang potong dan dipotong dan dikuliti ..salah satu petugas distribusi mengambil paha kanan belakang utk jatah pequrban dimasukkan ke kantong tersendiri yang nantinya diserahkan kepada pequrban..sisanya setelah di ambil paha tadi makan hewan yg telah dikuliti tsb serahkan ke team pencacah utk di potong kecil2 ..lalu team pembagi melakukan pembagian seseuai porsi yang di sepakati (tidak menggunakan timbangan karena kawatir lead time prosessing penimbangan memerlukan waktu yang lama)
Setelah di masukkan kantong2 kecil tersebut ..kantong2 kecil tersebut dimasukkan kenarung besar yang isinya tiap karung 50 kantong kecil .kantong daging sapi dan daging kambing/domba dipisahkan dalam karung besar…baru setelah badha asyar proses distribusi mulai dilakukan…persiapnya halaman masjid disetrilkan kecuali para panitia.
Seteril di bantu dari polri dan tni pagar masjid di tutup ..kemudian para perima daging qurban masuk dipintu satu dapat daging keluar di pintu satunya..demikian seterusnya… Saat kupon yang kita sebarkan sudah masuk sesuai dengan jumlah kupon yang ada ..maka kalau sisa kantong daging tsb maka selanjutnya didistribusikan kepada penerima daging qurban yang tanpa memiliki kupon…sampai kantong daging habis…selesai biasanya setengah enam sebelum magrib…
10 .team IT dan medsos melakukan marketing penjualan melalui IG/FB/WAG, melakukan dokumentasi foto/vidio proses pelaksanaan aktifitas qurban utk laporan kegiatan kepad para jamaah
(sumber : Whatsapp Group oleh Sutomo Asngadi)
No comments:
Post a Comment