First Expired First Out

Masih berlanjut diskusi tentang manajemen persediaan, namun kali ini yang dibahas adalah mengenai manajemen persediaan Restoran. Yang menjadi critical poin di restoran adalah banyak material yang cepat masa kadaluarsanya.

Sehingga perlu mengatur EOQ dan mengatur manajemen persediaan bahan baku masakan. Persediaan dari bahan baku di restoran mempunyai self life tiap-tiap product. Sehingga setiap hari perlu review forecast dengan tujuan agar jangan sampai ada product expired atau jangan sampai kehabisan barang.

Karena haram jika sampai ada menu yg sold out. Oleh karena itu tiap hari perlu cek FEFO (First expired first out) dari setiap product.

Dan yang tak kalah penting adalah mengenai forecast, karena jika forecast-nya meleset, bisa-bisa banyak bahan baku yang terbuang. Sehingga harus tiap hari reviewnya. Bahkan kadang tengah hari sekitar jam 1 siang review.

Pengkodean Stok dalam Manajemen Persediaan

Pembahasan di grup Whatsapp Surabaya Study Group masih hangat tentang manajemen persediaan & pergudangan. Dalam manajemen pergudangan, saat ada material masuk kemudian diterima, untuk memudahkan pengawasan misalnya ketika material tersebut stoknya menipis atau masih banyak, maka perlu adanya aplikasi yang memudahkan pencatatan barang keluar masuk material.

Dengan aplikasi ini maka pencatatan stok akan menjadi lebih baik daripada dengan metode pencatatan manual dnegan kartu stok barang, karena bisa secara otomatis dan sudah terintegrasi ke departemen lain, jika ada material yg diterima & jika material yang digunakan.

Untuk aplikasi system yg terintegrasi dengan Dept lain, ada beberapa yaitu misalnya yang familiar digunakan saat ini seperti ERP-SAP, AX system. System ERP yang lain misalnya SAP, Infor, MFGpro.

Sedangkan untuk kode stok atau sistem penamaan material bisa dilakukan dengan 3 pendekatan, yaitu :
Pertama, menggunakan model alfabetik
Kedua, berdasarkan dari kharakteristik barang misalnya fast moving / slow moving
Ketiga, dari model jenis material (contoh = valves, fittings, bearing, rubber, Gasket, dsb)

Beberapa perusahaan lebih menggunakan pendekatan ketiga yaitu dari jenis material, sehingga dari jenis barang akan tercermin dari item numbernya atau kode stoknya. Misal bahan baku item numbernya BB0001 untuk gula pasir, sedangkan untuk bahan kemas item number nya BK0001 untuk box.

Selain dapat mengenali jenis material, pengkodean yang baik bisa mempercepat pencarian kode barang dan mencerminkan barang yang dimaksud untuk menghindari double entry master barang oleh operator.

Pengkodean juga ditujukan untuk mempermudah pengecekan BOM ataupun tipe, tempat penyimpanan barang. Sehingga pengkodean barang di sebagian perusahaan ada juga yang rahasia agar BOM tidak bisa dibaca oleh perusahaan kompetitor.

Kode barang dapat dikelompokkan dalam 2 kelompok besar yaitu speak code dan non speak code. Speak code bermakna bahwa kode itu beraturan dan bisa memberikan informasi langsung pada misalnya TC0100010 berarti Tube copper diameter 100 mm dan tebal 1.0 mm, jika ada TC200020.

Di tempat lain pengkodean dikelompokkan berdasarkankan group barang dengan suppliernya, misal VR001, artinya dari supplier V group retail.

Pengelompokan barang juga bisa berdasarkan product-line misal finish good, raw-material dan sparepart. Kemudian dibuat group barang, jika diperlukan pake sub-group baru kemudian kode barang yang mencerminkan karakteristik barang misal ukuran panjang. Lalu di kode barang ditempel atribut fast/slow moving, stok/non-stok, ABC class, berat, max-min stok.

ABC class adalah Activity Based Costing, yaitu yang merujuk pada peng-kategori-an inventory dari valuenya atau nilai persediaan. Sehingga Kepala Gudang akan memberikan perhatian lebih untuk kelas A karena valuenya tinggi.

Kopdar ke-11

KOPDAR yang diadakan hari Minggu, 05 Agustus 2017, pukul 16:00 di Rollaas Café sekarang ini merupakan kelanjutan Kopdar sebelumnya Minggu, 30 Juli 2017, 16:00 yang diadakan di D'kampung Sutos.

Beberapa hasil catatan meeting adalah sebagai berikut :
Tema : Tata Hubungan Formulasi Inventory Management dan Produktifitas dalam Membangun Keunggulan Bisnis

Pembicara : Wahyu Adi CPIM (Inventory Management) dan Dr Fauzi Arif RH MM (Produktivitas)

Moderator seminar : Agung Ektika

Susunan Acara :
Sabtu, 28 Okt (Jam 9.00 s/d 15.00)
9.00 - 10.00 : pendaftaran + space pariwara
10.00 - 12.00 : materi 1
12.00 - 13.00 : lunch
13.00 - 15.00 : materi 2

Tiket peserta :
HTM : Rp 300.000
Earlybird : Rp 250.000
Mendaftar kelompok (min. 5 orang) : Rp 200.000

Fasilitas :
Sertifikat
Lunch

Safety Stock

Diskusi Surabaya Study Group melalui Whatsapp grup dimulai dari pertanyaan singkat : bagaimana cara menghitung safety stok?

Untuk menentukan safety stock ada kaitannya dengan lead time & EOQ (Economic Order Quantity). Dan juga ada faktor forecast juga. Terdapat cara kontrol inventory yang simpel namun tepat guna, yaitu berdasarkan min-max level dan target valuationnya tidak boleh melebihi nominal tertentu..


Lalu bagaimana jika raw materialnya berupa cairan?
Apakah sama dengan tata kelola persediaan raw material benda padat?


Pengendalian persediaan raw material sangatlah penting, contohnya adalah di perusahaan semen, raw material menjadi sangat critical, karena jika ada yang terlambat maka pabrik bisa off, namun disisi lain nilai inventory dibatasi agar net working capital (NWC) yang dikeluarkan perusahaan tetap slim.

Fluktuatif karena struktur kimia raw material utama yang di tambang juga terjadi fluktuasi, sehingga konsumsi materialnya menyesuaikan, juga jika terjadi unplanned stop/breakdown maka scheduling incoming material akan banyak penyesuaian.

Dan yang tak kalah penting di akhir bulan tetap perlu dilakukan material balance dan crosschek dengan physical stock di lapangan, nilai physical stock ini tidak boleh melebihi sejumlah presentase tertentu jika di banding dengan book stock di SAP.

Dengan kata lain raw material tidak boleh sampai melewati safety stok, tapi disisi lain, tidak boleh terlalu banyak membeli raw material.


Mengenai persediaan barang/ produk berukuran kecil, untuk menjaga stabilitas persedian pada produk-produk kecil bisa di lakukan dengan konsep "Integrated cycle count". Konsep ini selalu dilakukan setiap pagi hari berdasarkan pengecekan fisik dan pengecekan secara system informasi. 

Gunanya untuk mengontrol dan melihat kesesuaian jumlah produk yg masuk dan keluar, konsep ini sangat cocok untuk produk fast moving. Dan juga cocok untuk mengevaluasi  jumlah kesalahan ketika terjadi problem pada order picking,  scanning quality control dan shipping produk.

Kopdar Surabaya Study Group di Sutos

KOPDAR-9

Memakai istilah dalam AADC2, sudah 14 purnama tidak bersua, sehingga sudah saatnya diadakan kopi darat (kopdar) untuk acara temu kangen sekaligus halalbilhalal karena masih dalam suasana Lebaran.

Kali ini kopdar ke-9 dari Surabaya Study Group diadakan di Sutos (Surabaya Town Square) tepatnya di tempat makan D’Kampoeng, yang berada di Surabaya Town Square, 1st Level Unit 17 – 19A, Jl. Adityawarman No. 55, Surabaya, Indonesia.

D'Kampoeng Sutos adalahfoodcourt dengan sentuhan tradisional dengan penataan ruangan sedemikian rupa dan menyajikan sajian khas kota Surabaya. Didukung dengan desain interior yang unik, sehingga menyuguhkan susana yang hangat dan nyaman bagi para konsumen.

Kopdar Surabaya Study Group dimulai pukul 16.00 hingga pukul 18.00 yang dihadiri oleh (dari kiri ke kanan)

1. Taufan Yanuar (SSG-007)
2. Fauzi Arif RH (SSG-004)
3. Rahadian Prabowo (SSG-036)
4. Ruliarsa Arif Pranowo (SSG-114)
5. Wijanarko Kertowijoyo (SSG-009)
6. Arif Subagyo (SSG-001)
7. Agung Ektika (SSG-037)
8. Nono (SSG-112)

Dalam kopdar kali ini dibahas mengenai limbah B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun) dan juga membahas tentang Produktivitas. Dikarenakan waktu yang terbatas yang membatasi pembahasan topik tersebut sehingga diputuskan akan dilanjutkan pada acara Surabaya Study Group yang akan direncanakan bulan Oktober 2017.

Nantikan info selanjutnya.

Alignment

Alignment merupakan salah satu buku dalam seri bahasan Balanced scorecard yang membahas tentang bagaimana pentingnya menyelaraskan organisasi.

Dalam buku The Execution Premium karya Kaplan dan Norton, execution menjadi satu step yang sangat sulit di mata rantai strategic management, banyak perusahaan gagal pada tahap ini dalam mengadopsi tool management kelas dunia.

Kuncinya ada di Leaders dan Leadership serta commitment para Leaders. Selain itu juga konsistensi atau istikomah. Tidak hanya leadership tapi ownership juga penting diperhatikan. Apalagi kalau sudah nyaman dengan keadaan sekarang.

Produktifitas dan Efisiensi

Produktifitas adalah aktivitas mengukur jam kerja aktual dalam periode tertentu dibandingkan dengan kapasitas produksi berdasarkan mesin atau jumlah pekerja yang ada.

Rumus yang digunakan adalah :
Produktifitas = Jumlah jam kerja aktual : Jumlah kerja total

Efisiensi adalah tingkat penggunaan sumber produktifitas seperti tenaga kerja dan alat mesin dalam menyelesaikan pekerjaan. Pengukuran efisiensi dilakukan dengan membandingkan kegiatan produksi aktual dalam periode tertentu terhadap standard produksi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Rumus yang digunakan adalah :
Efisiensi = Waktu produksi standard : waktu produksi aktual

Jadi nilai produktifitas itu maksimal 100% dan nilai efisiensi bisa lebih dari 100%

Productivity, do the right thing, actual output vs target output, sehingga value bisa diatas 100%,
Effciency, do the things right, more to resource usage, maka maksimal adalah 100%

Namun untuk produktivitas menyentuh angka 100% agak berat, terlebih jika diatas membahas Avaibility Machine, jika di OEE, mengukur 3 indikator Avaibility, Quality, Performance Rate.