Key Performance Indikator

Malam menjelang pergantian tahun dari tahun 2017 ke tahun baru 2018, dalam whatsapp grup Surabaya Study Group cukup ramai membahas topik yang cukup hangat dan seru yaitu KPI. apa dan bagaimana pembahasannya?

Mari kita simak

Sebelum membahas inti topik dari KPI, maka ada baiknya yang dibahas adalah BSC, baru kemudian turunannya adalah KPI dan activity plan.

BSC jika sudah dijalankan biasanya tahun-tahun berikutnya hanya review dan finetune terhadap lingkungan bisnis, sedangkan yang berubah adalah metric dan target.

BSC bisa dibagi menjadi 4, yaitu:
People,
Process,
Quality dan
Cost/Finance

KPI = key performance indikator, atau indikator performa kinerja

KPI bisa di design dari Top Management.

KPI adalah suatu metode untuk mengukur sejauh mana keberhasilan atau kegagalan dari apa yang kita lakukan.

KPI adalah titik yang harus dicapai individu untuk melaksanakan jobnya.

KPI adalah salah satu tools untuk bahan evalusasi dari kinerja yang sudah dilakukan.

KPI adalah parameter kerja yang dapat digunakan untuk menentukan kita dapat bonus kinerja atau tidak di akhir tahun.

KPI adalah tolak ukur yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian hasil kinerja terhadap sasaran strategi yang telah ditentukan

KPI as guideline to conquer company goals.

KPI adalah alat ukur  sebelum dan sesudah kegiatan dilakukan. Keberhasilan ditentukan dengan perbandingan hasil ukur tersebut. Ada yang semakin naik yang artinya berhasil, dan juga ada yang semakin turun yang artinya berhasil.

Keberhasilan juga bisa diukur berdasarkan target yang ditetapkan di awal kegiatan. Ketercapaian target setting menentukan penilaian berhasil atau tidaknya.

Secara garis besar KPI untuk Supply Chain Organization dibagi menjadi 2, yaitu primary KPI dan secondari KPI. Primary KPI is must available yang terdiri dari 3, yaitu :
pertama Delivery Reliability/Customer Order Fulfillment,
kedua Supply Chain Cost,
ketiga Supply Chain Responsiveness.

KPI masih belum masuk ke bab metode, karena KPI baru merupakan indikator kesuksesan saja dari variabel-variabel target yang ditentukan.

Setelah itu kita buat WIG, lead measure, score board dan irama akuntabilitas, baru kemudian kita targetkan KPI kita.

Bitcoin

Saat liburan menjelang hari raya Natal tahun 2017 dan liburan Tahun Baru 2018, di whatsapp grup Surabaya Study Group sedang ramai pembicaraan mengenai Bitcoin, cukup seru. Berikut adalah rangkuman dan kompilasi dari diskusi online tersebut.

Bitcoin adalah uang virtual yang full diterbitkan swasta, bukan negara tertentu. Bitcoin tanpa pengawas dari negara ataupun instasi manapun. Sehingga dapat menimbulkan bahaya karena nilainya tidak riil seperti bubble atau gelembung dan berakibat bisa pecah dalam semalam.

Bitcoin bisa berfungsi sebagai alat pembayaran, tapi tidak mempunyai wujud fisik seperti lembaran uang kertas ataupun koin. Bitcoin juga dapat diuangkan ke dalam mata uang resmi/konvensional.

Bitcoin merupakan terjemahan dari sebuah konsep bernama cryptocurrency yang pertama kali dicetuskan oleh Wei Dai pada tahun 1998. Konsep ini menekankan pada sistem kendali yang mengatur penciptaaan dan juga transaksinya, di mana algoritma kriptografi mengatur hanya pemilik Bitcoin-lah yang bisa menggunakan uang tersebut, masing-masing dari pemilik Bitcoin berperan sebagai pengguna sekaligus pengatur mata uang, bukan oleh pemerintah atau lembaga tertentu.

Mata uang Bitcoin pertama diterbitkan oleh Satoshi Nakamoto pada tahun 2009. Namun setahun kemudian ia meninggalkan proyek Bitcoin tanpa banyak mengungkap siapa dirinya. Tapi pengembangan Bitcoin terus berjalan dengan munculnya pengembang-pengembang baru dalam komunitasnya, bahkan aplikasinya yang berbasis open source dapat diunduh oleh pengembang yang ingin mereview kembali barisan kode di dalamnya atau membuat sendiri aplikasi Bitcoin versi mereka.

Bitcoin menggunakan jaringan peer-to-peer tanpa penyimpanan terpusat, yang artinya ia dapat ditransfer ke manapun selama ada jaringan internet. Mata uang yang dimiliki oleh seseorang nantinya akan disimpan di suatu aplikasi bernama Bitcoin Wallet. Jadi, Anda tidak akan menerima uang dalam wujud fisik apapun selain berupa aplikasi di gadget Anda. Aplikasi ini harus terpasang di komputer, tablet atau smartphone penerima dan pengirim.

Bitcoin ibarat ikan di laut, setelah kita menangkap ikan, selanjutnya kita bisa panen atau juga bisa dijual atau di-rupiah-kan atau juga kadang bisa jadi alat tukar langsung.

Seperti ikan di laut yang mempunyai banyak jenis, begitu pula cryptocoin ini, banyak jenis mata uang virtual, salah satunya adalah bitcoin, sedangkan yang lain juga ada xrp, xlt dan sebagainya.

Untuk memperoleh Bitcoin, kita bisa menambang sendiri, mirip dengan sebagai nelayan di laut. Atau kita bisa jadi trader yang berspekulasi. Saat harga ikan turun kita borong dan jual di kota lain.

Bit pada bitcoin merefer ke komputer, jadi koin dari Bitcoin digenerate oleh komputer

Mata uang virtual ini tidak jelas supply dan demandnya.

Total market crypto sampai hari ini 7.26 Quad, dan volume perdangan dalam 24 jam hampir 600 trilliun, hal ini merupakan menjadi hal yang gurih bagi sebagian orang, buat investasi atau hal yang lain.

Dalam hal politik, mata uang virtual ini dapat menjatuhkan sebuah negara dengan crypto currency tersebut.

Bitcoin juga dapat diibaratkan seperti tanah, yaitu dimana tanah tidak bisa bertambah kecuali ada reklamasi. Sehingga tiap bulan harganya bisa meningkat karena yang membutuhkan tanah semakin bertambah. Tidak ada seorangpun yang bisa mengatur harganya, murni ditentukan oleh semakin banyak peminat maka semakin tinggi harganya.

Saat ini lebih dari 100 aset digital berbasiskan blockchain yang sudah dipublikasikan dan diperjualbelikan. Sehingga Bitcoin pada intinya sebetulnya hanya perusahaan teknologi startup yang menjual teknologi berbasis blockchain.

Dengan solusi teknologi blockchain yang dipunya, dipercaya bahwa mereka akan mampu melakukan inovasi terhadap kebuntuan teknologi informasi saat ini

KPI

Berawal dari pertanyaan di pagi hari menjelang pukul 7 pagi hari, seorang senior di Surabaya Study Group melemparkan pertanyaan di whatsapp group. Dan akhirnya bergulirlah diskusi online mengenai KPI atau Key Performance Indicator.

[12/13/2017, 6:43 AM] Ada yg bisa share penerapan KPI ditempat kerja rekan2 sekalian..

KPI ditempat kerja, terkadang terlihat simple, tapi bisa menjadi membingungkan. KPI merupakan singkatan dari Key Perfomance Indicator, yaitu merupakan raport kita saat bekerja.

Visi dan tujuan tiap organisasi berbeda-beda. Sehingga tentunya parameter ukur-nya juga berbeda..

Setiap kita buat item buat agar menjadi terukur dan mampu dicapai
Contoh KPI Procurement
1. Setiap transaksi diatas 1 juta keatas minimal 3 pembanding.
Kolom nilai total 15, nilai 15 jika tercapai 100% nilai 10 jika 2 pembanding 70 % nilai 5 jika 1 pembanding 30 %

Agar KPI bisa terukur dan terarah, maka bisa memakai metode SMART. Harus dibuat terukur dulu. Bisa akhir tahun, akhir bulan atau tanggal tertentu. Ketika target terukur (misalkan tanggal tertentu) sudah dibuat maka tidak ada alasan lagi komplain.

Sebelum membuat KPI harus diketahui dulu target dari TOP Management, lalu di selaraskan KPI per masing - masing department.

Contoh KPI untuk department Engineering :

1.Total Breakdown (Max Breakdown Machine 1 jam/Mesin/ seminggu)
2. Response Time ( Max 3 jam/ case)

Contoh KPI di Warehouse
1. Di gudang kita terima barang
2. Saat terima kita masukkan ke sistem, misalnya excel atau SAP
3. Memeriksa penerimaan barang sesuai spec
4. Memasukkan atau received atau Good Received ( GR ) secepatnyA

Contoh KPI lainnya misalnya
1. GR barang maksimum 1 x 24 jam dengan kuantiti sesuai jumlah
Nilai seumpama total nilai 100 dari sePuluh item KPI kita bagi bagi sendiri.menurut kritikal
Gr barang maksimum 1 x 24 jam sesuai dengan jumlah pengiriman nilai 15 point  kolom berikutnya adalah kolom pencapaian di akhir bulan berapa kalau kecapai di kolom keterangan di tulis range pencapaian
Jika sesuai kasih nilai 15 d3ngan asumsi 100 %, kakau tak kecapai nilai 0 dengan asumsi pencapaian 0 %

Cost Saving di Logistik

Sharing terkait strategi cost saving di logistic

Terkait cost saving kita harus bisa menjabarkan struktur biaya di logistic. Karena cost saving bisa dari banyak sisi. Salah satunya misalnya untuk reverse logistic.

Cost Saving di logistik bisa berbagai bentuk:

Untuk Delivery :

1. Automatic route mapping by system, GPS untuk mengurangi beban manusia untuk telpon, bisa menggunakan aplikasi yang lain untuk check in apabila mereka sudah tiba, 
2. Digital pod utk verifikasi pengiriman ke customer lebih cepat
3. Memaksimalkan utilisasi armada utk kirim dan pick up barang
4. Memakai TMS aja yg bisa tracking, route mapping, digital pod, online. 

Untuk warehouse:

1. Menambah tools utk mengurangi beban manusia. Contoh : kalau gak ada loading dock, beli mobile loading ramp, bongkar lebih cepat. 
2. Layout gudang juga dapat mengurangi movement yg sporadic. jd dibuat berurutan. 
3. WMS yang bagus dapat mengatur picking list urut sesuai dengan alur gudang / location barang
4. dan lain-lain

Rolling Forecast

Mohon infonya apakah dlm peserta group ppic yg saat ini jln kan rolling forecast  inquiry to cash?

Begitulah isi pertanyaan di whatsapp group pada waktu siang menjelang istirahat makan siang, mengawali diskusi seru mengenai Rolling Forecast. Mari kita lihat rangkuman dari diskusi online via whatsapp group berikut.

Rollling forecast biasanya dalam terminologi finance adalah seperti proses budgeting yang dilakukan quarterly. Normalnya budget dilakukan 1 x setahun, namun karena kondisi makro dan mikro berubah cukup cepat, maka perusahaan tidak mau mengunakan asumsi tahunan yang mungkin sudah lewat, seperti currency rate, harga commodity dsb. Sehingga perhitungan quartal perlu dilakukan

Bisa dibayangkan betapa beratnya, proses budgeting 5x dalam setahun, budget sendiri ditambah 4x rolling forecast

Rolling forecast juga digunakan untuk sales order forecast ke depan dengan juga melihat realisasi beberapa bulan yang lalu.

Data ini di dapat dari data project dimana sales manager di semua area yang ada kemungkinan dapat ordernya.

Dalam hal istilah, digunakan kata "rolling", karena periodenya pendek

Rolling forecast order yang dulu dilakukan per 3 bulan, 1 bulan fix, 2 bulan tentatif. Sekarang dikembangkan lagi metode baru, inguiry to cash yg mengakomodir pembagian forecast berdasarkan class buyer.

Enhancing Value Capture, Productivity and Increased Profitability through Inventory Management for Business Competitiveness

Tata Hubungan Formulasi Inventory Management dan Produktifitas dalam Membangun Keunggulan Bisnis

Berawal dari diskusi Whatsapp Group yang membahas mengenai seputar Produktivitas yang sangat berhubungan dan dipengaruhi dengan Inventory Management yang dibahas, didiskusikan dan dikomentari sangat seru dari para member Surabaya Study Group.

Akhirnya oleh pengurus Surabaya Study Group dilanjutkan pembahasan 2 topik tersebut dengan mengadakan pertemuan Study Group, dengan tema yang diangkat adalah Enhancing Value Capture, Productivity and Increased Profitability through Inventory Management for Business Competitiveness (Tata Hubungan Formulasi Inventory Management dan Produktifitas dalam Membangun Keunggulan Bisnis).

Dengan semangat Sumpah Pemuda karena acara kali ini kebetulan bertepatan dengan hari Sumpah Pemuda, yaitu diselenggarakan pada hari Sabtu, tanggal 28 Oktober 2017, dan diadakan di Ibis Budget hotel, jalan HR Muhammad Surabaya. Ruangan yang dipakai berada di Lotus Meeting Room, lantai 01.

Pukul 09.00 para peserta mulai berdatangan. Setelah para peserta melakukan pendaftaran dengan menandatangani daftar hadir dan menerima materi, kemudian para peserta dipersilahkan untuk coffee break sambil berkenalan dan memperluas relasi dengan sesama praktisi. Acara ini dihadiri oleh

1. Karno (PT Buana Centre Swakarsa Logistics)
2. Eko Andri Susandi (PT 3PL)
3. Andriani Devi (PT. Makmur Adhi Sejahtera)
4. Judha Purwana W.W (PT Bumi Wijaya Indorail)
5. Galih Reksanto (PT Tjiwi Kimia)
6. Muhtarom (PT. DPO Indonesia)
7. Naufal Ghani Ibrahim (Teknik Industri ITS)
8. Rahadian Prabowo (PT.Indospring, Tbk)
9. Taufan Yanuar (PT HSI)
10. Wijanarko Kertowijoyo (PT 3PL)
11. Subagyo Arif
12. Olke Fajar (PT.Betts Indonesia)
13. Dian Maulana (PT.Betts Indonesia)
14. Joko Seget (PT.Betts Indonesia)
15. Sulistyowati (PT.Betts Indonesia)
16. Tita Kurniawati (PT.Betts Indonesia)
17. Dwi Agung (PT.Betts Indonesia)
18. Lilia Pascariani (Universitas Nusantara PGRI Kediri)


MATERI 01 : INVENTORY MANAGEMENT

Wahyu Adi, ST. CPIM. CLTD, selaku narasumber pertama tidak lupa membuka pertemuan Surabaya Study Group dengan mengingatkan kepada seluruh yang hadir mengenai ikrar Sumpah Pemuda, yaitu :

• Kami putra dan putri Indonesia, mengaku bertumpah darah yang satu, tanah Indonesia. 
• Kami putra dan putri Indonesia mengaku berbangsa yang satu, bangsa Indonesia. 
• Kami putra dan putri Indonesia menjunjung bahasa persatuan, bahasa Indonesia.

Acara diawali dengan ekspektasi peserta dalam mengikuti pertemuan Study Grup. Ada yang mengharapkan mendapatkan ilmu terapan di dunia kerja atas teori dari bangku kuliah, ada juga yang ingin mengetahui bagaimana mencapai akurasi inventori management dengan how to manage of inventory, dan bahkan ada pula yang ingin curi start ilmu sebelum mendapatkan mata kuliah di semester depan.

Kemudian materi dilanjutkan mengenai inventory yang mempunyai 2 sisi. Sisi pertama bagi orang Sales, inventory dalam jumlah besar adalah hal yang bagus karena orang Sales akan merasa lebih nyaman dalam melakukan penjualan. Namun berlaku sebaliknya bagi orang Operation atau Produksi atau pun Supply Chain karena hal tersebut berarti Cost atau biaya.

Itulah problem dari inventory. Sehingga sudah menjadi tugas bagi orang Supply Chain untuk menyeimbangkan 2 hal tersebut, yaitu antara cost of carrying inventory dan cost of not carrying. Oleh karena itu orang Supply Chain yang baik tidak boleh terlambat, harus pandai menghitung dan untuk itu gunakan suatu sistem.

Inventory Fundamental ditutup dengan bahasan The Power of Inventory Turn.

Bahasan selanjutnya adalah Inventory Management Methodology. Bisa dibilang ini merupakan makanan yang dilakukan setiap saat bagi orang Supply Chain dan Logistic serta Warehouse. Yaitu yang terdiri dari ABC analysis beserta ABC classification. Kemudian inventory accuracy yang didalamnya terdapat mengenai daily cycle count dan periodic inventory (stock take atau stock opname).

Inaccuracy merupakan hal yang jamak bagi Divisi Supply Chain dan Logistic serta Warehouse. Dimana sumber ketidakakuratan atau discrepancy dari akurasi stok diantaranya diakibatkan oleh :

• BOM error, 
• kurang teliti saat penghitungan, 
• kesalahan saat penerimaan barang, 
• area gudang yang kurang memadai, 
• karyawan yang kurang terlatih, 
• dokumen keluar masuk yang buruk, 
• kekeliruan identifikasi barang, 
• area gudang yang terbuka sehingga kurang aman, 
• terdapat pergantian barang

Kemudian dilanjutkan dengan bahasan terakhir yaitu Inventory Management Process, yang meliputi pembahasan Stock Policy, Market Understanding, Sales Policy, Vertical and Horizontal Inventory, Finance Process dan Warehouse layout.

Dan dibahas pula mengenai e-commerce model beserta e-commerce inventory model. Bahkan untuk bahasan e-commerce ini direquest oleh beberapa peserta yang hadir agar dibahas lebih mendalam pada pertemuan Study Group selanjutnya.

Tak terasa materi yang dibawakan oleh pak Wahyu Adi meluncur deras hingga hampir 3 jam, yaitu mulai pukul 09.50 hingga pukul 12.40.

Acara dihentikan sejenak untuk memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menunaikan ibadah sholat dhuhur dan dilanjutkan dengan menyantap makan siang yang sudah dipersiapkan oleh pihak Ibis Budget hotel.


MATERI 02 : PRODUCTIVITY

Tepat pukul 13.30, acara dilanjutkan dengan materi kedua yang membahas mengenai Hubungan Produktifitas Perusahaan dan Daya Saing Bisnis yang dibawakan oleh DR. Fauzi Arif RH, ST., MM. Produktifitas tidak melulu mengenai produktifitas dari mesin (Machine productivity) atau produktifitas dari pekerja (Labor productivity). Namun produktifitas juga menyangkut dari segi Capital productivity dan Energy productivity.

Mengenai produktivitas ini kita juga perlu melihat tabel Global Competitiveness Index tahun 2017 yang dirilis oleh World Economic Forum, dimana negara Indonesia berada pada peringkat 41, turun 4 peringkat dari tahun sebelumnya (tahun 2016 : 37). Di asia tenggara Indonesia kalah dari Singapura (peringkat 2), Malaysia (peringkat 25) dan Thailand (peringkat 34). Dimana peringkat 1 ditempati oleh negara Swiss.

Agar memiliki daya saing tersebut, perusahaan dapat menerapkan 3 Grand Strategy yang dikemukakan oleh Michael Porter, yaitu

• Differentiation
• Cost Leadership
• Focus.

Perusahaan yang menerapkan differentiation strategy sehingga mempunyai daya saing tinggi misalnya adalah Apple. Hal tersebut tidaklah asing bahwa produk Apple selalu berada di depan jika menyangkut mengenai inovasi. Sehingga produknya unik dibandingkan produk serupa yang lain di pasar. Mulai dari iPod, iMac hingga iPhone.

Strategi lain adalah 7in1 Business Competition Strategy, dimana dari 7 hal yang dapat mempengaruhi daya saing perusahaan yang menarik untuk diperhatikan adalah ada pada strategi Massive Distribution. Karena hal tersebut berkaitan pada materi yang pertama tadi, yaitu kenyamanan yang dirasakan oleh orang Sales jika inventory cukup banyak.

Karena jika distribusi atau inventory tidak cukup untuk memenuhi pemintaan yang ada di pasar, maka dapat berakibat konsumen akan beralih pada produk lain yang serupa. Misalnya air mineral merk X, dikarenakan pengaturan logistik yang buruk sehingga distribusi kurang lancar, maka konsumen yang membutuhkan tidak akan menunggu air mineral merk X tersedia, namun akan segera beralih pada air mineral merk Y yang serupa.

Selain strategi Massive distribution, juga tak kalah penting adalah strategi Strive sales person. Karena orang Sales adalah ujung tombak perusahaan, dimana tugas penting dari orang Sales harus mampu melakukan promotion yaitu men-deliver information kepada konsumen.

Dan akhirnya materi kedua usai tepat pada pukul 15.30. Acara ditutup dengan pembagian sertifikat sambil coffee break kedua sambil menyantap kue dan menghirup kopi.

Value Chain Porter Analysis

Di tengah-tengah memepersiapkan acara Surabaya Study Group ke-32, terdapat bahasan menarik mengenai value chain porter analysis.

Apa itu value chain porter analysis?

Pada gambar Porter's Value Chain Model diatas, paling kanan adalah profit center, jadi value chain harus dapat menghasilkan profit. Jika kita ingin profit dirubah, maka kita perlu melihat sisi sebelah kiri: apa yg mesti kita ubah?

Sisi sebelah kiri adalah biaya tiap aktifitas. Biaya mana yang mesti kita kurangi jika itu merupakan cost centre dan profit yang mesti kita kembangkan jika itu merupakan profit center. Dalam hal ini untuk cost centre, maka biaya harus dikurangi agar profit bertambah.

Misalnya faktor inbound logistic. Inbound logistic meliputi incoming material, inspection dan warehousing.

Kemudian untuk faktor service misalnya, jika strateginya diarahkan sebagai cost centre, maka dia akan melayani keperluan perusahaan. Tapi service juga dapat diubah menjadi profit centre misalnya dengan melayani service untuk publik sehingga perusahaan dapat memiliki pemasukan dari service tersebut.

Untuk faktor operations cukup jelas, yaitu merupakan sebuah cost dalam profit and loss.

Sebagai study case mari kita lihat value chain dari Wal-mart.

Dari gambar Wal-Mart Value Chain diatas, faktor yang berada dibawah merupakan cost center. Hal tersebut dapat digunakan sebagai acuan aktifitas untuk cost reduction atau boost revenue. Sedangkan untuk profit centre akan membentuk value chain baru. Namun analisa ditingkat korporasi akan jadi satu.

Jika cost centre semakin berkurang maka biaya akan semakin berkurang asalkan tidak menurunkan revenue. Profit dapat dipertahankan dan bahkan ditingkatkan. Contoh, misalnya delivery tracking system untuk internal, bisa juga dikomersialkan untuk perusahaan lain.

Asalkan tidak mengurangi omzet karena resiko sharing berarti memberikan kesempatan yang lain untuk mempunyai daya jual tambah.

Kopdar ke-13

Kopdar kali ini merupakan meeting ke-4 untuk persiapan Study Group ke-32, dimana sebelumnya sudah dilakukan kopdar dan meeting di D'KAMPUNG SUTOS, (30 JULI 2017), ROLLAAS CAFE (05 AGUSTUS 2017) dan di D'BRONTOS (26 AGUSTUS 2017).

Dan kali ini meeting di MOKKO FACTORY, pada tanggal 14 OKTOBER 2017. Beberapa catatan meeting yang harus difollow upda adalah sebagai berikut :

• Estimasi Peserta, total 40 orang. 
• Spanduk IPOMS / Acara
• Handout & Materi dari pembicara. 
• Name tag.
• Kuisoner untuk tema selanjutnya, bidang interest dan harapan untuk acara SSG, serta kesediaan menjadi volunteer SSG

Professional Networking Forum ke-32

Surabaya Study Group mempersembahkan :

*PROFESSIONAL NETWORKING FORUM ke-32
Belajar dan Ikut Serta Mencerdaskan Kehidupan Bangsa dan Meningkatkan Keunggulan Bersaing Industri Indonesia

*TEMA
"Tata Hubungan Formulasi Inventory Management dan Produktifitas dalam Membangun Keunggulan Bisnis"

*Narasumber :
Wahyu Adi CPIM., (Supply Chain Development & Analyst South East Asia at PT Cargill)
DR. Fauzi Arif RH. MM., (Factory Manager at PT Guentner Indonesia)

Sabtu, 28 Oktober 2017, Pukul 09.00 - 15.00

*Lokasi :
 Hotel Ibis (Jalan HR Muhammad no 24, Surabaya)

HTM : Rp 300.000
Earlybird : Rp 250.000
Mendaftar kelompok (min. 5 orang) : Rp 200.000
(termasuk biaya sertifikat dan makan siang)

Nomor rekening : 465-041-7009
Bank BCA (atas nama : Wijanarko Kertowijoyo)

*Contact Person :
@taufanyanuar
taufanyanuar@yahoo.com
0812 3666 9624

Kopdar Surabaya Study Group di De'Bronto'S

Kopdar-10

Untuk memper-erat tali persaudaraan dan komunikasi, komunitas Surabaya Study Group melaksanakan Kopdar yang ke-10. Sambil kongkow-kongkow dan menghirup kopi di cafe De'Bronto'S yang terletak di Cito.

5S, Implementasi dan Problem

Apakah 5S effective dalam membangun sistem pada suatu organisasi?

Setelah Senin malam terjadi diskusi seru di Grup Whatsapp dari Surabaya Study Group, hari Selasa malam dibuka diskusi lanjutan dengan topik yang berbeda. Kali ini dibuka dengan tema 5S dan diawali dengan pertanyaan Apakah 5S effective dalam membangun sistem pada suatu organisasi?

Sebelum kita menuju intisarinya, kita jabarkan dulu apa 5S itu sendiri.

5S merupakan kepanjangan dari Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Sitsuke. Dalam bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi 5P, yaitu Pemilahan, Penataan, Pembersihan, Perawatan dan Pembiasaan. Dan tak jarang orang menyebutkan menjadi 5R, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin.

Dalam fase Rawat itu memerlukan kedisiplinan dan kemauan yang tinggi, karena fase yang ke-4 (Rawat) kita perlu mengubah budaya team. 5S ini bisa dibilang salah satu landasan fundamental dalam membangun company culture.

Secara keseluruhan penerapan 5R ini memang harus diawali dengan komitmen dari management. Management harus menjadi ing ngarso sung tulodho. Atau istilah lainnya adalah dengan pendekatan Top to Bottom. Tidak bisa atau sulit jika menggunakan pendekatan Bottom to Top. Terutama misalnya dalam hal kebijakan membuang yang tidak diperlukan.


Lalu bagaimana strategi membuat manajemen menjadi komit?
Sebelum mengarah kesana, kita ambil case dalam implemetasi 5S.

Case 1 : Dilema mengembalikan tool ke tempat asal karena memakan waktu, sehingga pada akhirnya tool tersebut ditaruh di dekat kita, namun kemudian lupa, sehingga tool tersebut hilang sementara.

Case 2 : Harusnya lemari kapasitas bisa 100%, tapi setelah impementasi 5R utilitasnya menjadi hanya 15%

Dari 2 case diatas tercermin mengeksekusi 5S tanpa assesment, hanya mengetahui dari definisi langsung di implemented.


Untuk membahas 5R, kita mulai dari R pertama atau R 1 (Ringkas).

Sebuah fenomena yang selalu dipandang sebagai sebelah mata, karena asumsi nanti akan dipakai lagi. Namun seiring berjalannya waktu, secara functional sudah tidak optimal. Sehingga menyebabkan pergeseran fungsi menjadi abu-abu.

Contoh , terdapat sebuah dongkrak mesin. Dongkrak tersebut dibeli dengan tujuan untuk memindahkan mesin saat relayout. Harganya cukup mahal untuk penggunaan yang frekuensinya tidak terlalu sering.

Dari sisi Dept. Purchasing proses pembeliannya memakan waktu yang lama. Dan dari sisi Dept. Finance asset tersebut merupakan asset yang sudah dimiliki oleh perusahaan, maka harus dirawat dengan baik.

Namun itu semua hanya asumsi belaka dari kedua departemen tersebut. Actual di produksi, dongkrak diletakan begitu saja di tempat tools tanpa ada pemeliharaan yang baik. Lalu seiring berjalannya waktu, ada informasi bahwa bos dari mother company akan visit dan akan genba ke semua departemen.

Dibagian produksi melakukan proses 5S dan ketemulah dongkrak yang sudah usang. Statusnya disini masih menggantung. Secara fungsional sudah tidak bisa, karena ada satu item yg berkarat, niatnya ingin dibersihkan, namun bautnya patah di dalam.


Disini terjadi diskusi yg menarik. Antara mau dibuang atau di-repair?

Dari Dept. Purchasing, kita harusnya check dulu rent or buy analysis, tetapi jika sudah terlanjur kita check "nilai buku"nya, jika masih menguntungkan maka kita perbaiki.

Namun yang jadi masalah, ketika nilai buku tidak bersahabat dengan nilai fungsi, otomatis jadinya muncul istilah "Eman-Eman". Dengan muncul rasa "eman-eman" kemudian disusul dan muncul "Nyumpeki" alias bikin sumpek.


Salah satu pendapat yang dilontarkan adalah dalam proses R 1, yaitu Ringkas (Pemilahan), ada beberapa langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu :
Step 1 : Membuang yang tidak diperlukan, bila abu abu
Step 2 : Mengidentifikasi barang yang tidak diperlukan
Step 3 : Melaksanakan pembersihan besar dan
Step 4 : Meneliti penyebab

Semua case apapun itu termasuk alat besar adalah hanya sekedar "objek penderita". Sebelum nantinya akan terjadi pergeseran makna, maka prinsip ringkas membedakan antara yang tidak diperlukan serta membuangnya. Dalam hal ini dibuatlah managemen stratifikasi dan menangani masalah. Secara actual penempatan barang yang masuk dalam stratifikasi dimasukan dalam "Label merah" beserta timeline dan project sheet nilai barang dihitung untuk FA.

Sehingga Aktifitas R 1 adalah
1. Menghilangkan yang tidak perlu
2. Menangani penyebab kotor
3. Perbaikan dan pemilahan berdasarkan asasnya.

Pendapat yang lain adalah sebagai berikut :
Step 1 : Bisa masuk ke kategori barang yang intensitasnya jarang dipakai.  
Step 2 : Dimensi besar, bisa dialokasikan ke gudang dengan tempat labeling terpisah khusus barang barang yang intensitas pemakaiannya jarang.  
Step 3 : Kenali penyebab bisa dengan metode 5 W + 1 H.     
Step 4: Dongkrak jangan dibuang dulu tapi bisa dipindahkan ke tempat misal ke gudang khusus dengan tempat khusus  dengan dikasih labeling agar mudah dicari.


Dalam menilai barang dengan kategori dibuang sayang ini, tim Aset management dan bagian patroli 5R dapat berkoordinasi dan menilai dari segi aset dan jika masih bisa diperbaiki maka lanjut, tapi jika dinilai tidak bisa, maka bisa dijadikan pertimbangan bagi management agar bisa dimasukkan dalam kategori scrap.


(bersambung)

Sisi Lain dari Inovasi

Kali ini Online Discussion Groups merangkum dari diskusi Surabaya Study Group via Whatsapp Grup yang mengangkat tema "Another kind of innovation by Amazon.com". Kita bisa melihat bukti dari esensi sebuah inovasi ketika sebuah ide tidak terbentur oleh variable apapun.

Sehubungan dengan lebih meningkatkan efisiensi dalam Inventory Management, Amazon menggunakan robot-robot di dalam aktivitas gudangnya, yang teknologinya diperoleh dari akuisisi perusahaan startup bernama Kiva di tahun 2012.

Ini sisi positive inovasi Inventory Management dari Amazon adalah siklus yang pada umumnya membutuhkan 60 menit ketika staf gudang secara manual memilah tumpukan barang, memilih produk, mengemas, dan mengirimnya. Sekarang dengan adanya robot, mereka dapat menangani pekerjaan yang sama dalam waktu 15 menit saja. Robot-robot tersebut tidak hanya lebih efisien namun juga memakai ruang yang lebih sedikit daripada rekan mereka (manusia). Dan disain gudang dapat dimodifikasi untuk mendapatkan ruang yang lebih luas.


Terkait dengan inovasi amazon.com di atas, menurut Deutsche Bank, operating cost amazon.com mengalami penurunan sebesar 20% atau setara USD 22 juta di setiap Warehouse-nya. So, at the end is about money .

Namun dari sisi negativenya akan semakin banyak manusia pengangguran.

Dari sisi negative lainnya, umumnya robot belum tentu bisa beradaptasi dengan perubahan. Misal tidak ada ID pada product terkait maka akan muncul error messages.


Yang menjadi pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana peran SDM dalam menghadapi era digital?

System digital memang butuh bagi para pengusaha, namun keseimbangan mengelola SDM juga penting bagi pemerintah, guna menyeimbangkan tenaga kerja. Untuk itu peran SDM cukup penting untuk menjadi operator digital yang mumpuni dan bijak.

Robot secanggih apapun teknologi yang digunakan, tetap saja itu semua hasil kolaborasi otak manusia, dan penggunanya juga manusia, serta kembali semua ke manusianya.


Lalu bagaimana menjembatani SDM dengan stakeholders?

Bagi perusahaan besar yang have no issue dengan modal mungkin tidak masalah apabila mereka harus meng-automation-kan proses produksi mereka, walaupun dengan harus mengurangi human resource mereka sehubungan dengan pekerjaan yang telah diambil alih oleh robot.

Namun demikian, pemanfaatan automation ini bukannya tanpa downside. Paling tidak robot dan segala perangkat pendukungnya harus dimonitor serta di-maintain. Tentunya dibutuhkan sumberdaya yang handal dan ahli serta specialist di bidangnya, yang pastinya bergaji sangat besar dibandingkan pekerja-pekerja sebelumnya.

Memang automatisasi terlihat gurih, namun hal tersebut terjadi jika kita mampu men-setup dengan benar. Tapi bagi produsen yang hanya memikirkan laba usahanya yang sudah menjadi target bagaimana?. Karena hitungan hari dan jam tetap sama dari tahun ke tahun, bahkan mungkin dari abad ke abad.

Maka perlu pembelajaran atau study-study mengenai pemahaman teknologi dan kemanusiaan.


Pertanyaannya selanjutnya adalah siapa yang akan berperan dalam hal itu? Apakah pembuat teknologi? pembuat kebijakan.? atau pengguna teknologi?

Sisi kemanusian memang lebih berharga daripada teknologi yang belum tentu menguntungkan manusia. Ada hal yang masih tidak bisa tergantikan manusia, misalnya saja contoh sederhana adalah semahal-mahalnya alat namun tetap saja yang melakukan setting adalah manusia.

Bahkan dalam hal ini boleh dibilang manusia masih lebih flexible karena dalam bekerja masih bisa menyesuaikan keadaan. Dan sebagai penutup diskusi dan artikel ini, perlu kita ingat bahwa teknologi apapun itu adalah asisten manusia.

Aktiva tidak Berwujud

Kali ada yang dibahas dengan topik yang agak jauh melenceng dari topik biasanya, yaitu seputar Akuntansi, yaitu mengenai bagaimana teknik menghitung aktiva tidak berwujud.

Ada beberapa metode dalam menghitungnya, garis lurus dan saldo menurun. Yang paling mudah diaplikasikan adal metode garis lurus. Dimana kita menentukan masa manfaat dari objek aktiva tersebut.

Misalnya lisensi produk kita beli sebesar 300 juta dan ditaksir masa manfaat 10 tahun, maka pertahun dibebankan sebesar 30 juta. Dengan jurnal beban amortisasi pada debet aset tak berwujud sebelah kredit.

Bila kita membeli di tengah tahun maka dari 30 juta dibagi 12 bulan dan dikali bulan berjalan.


Lalu bagaimana untuk aset tidak berwujud seperti good will, merk dagang & hak paten, bagaimana pula teknik menghitungnya?

Dalam sistem perpajakan di negara kita menganut 4 kelompok:

1. 4 tahun
2. 8 tahun
3. 16 tahun
4. 20 tahun

Aset tidak berwujud seperti good will atau merk dagang masa manfaat ditetapkan dari perkiraan saja, biasanya terkait dengan rasio financial yang diinginkan. Biasanya perusahaan memiliki kebijakan masing-masing dalam menafsirkan sesuai dengan psak yang diterapkan. Karena banyak faktor yg di pertimbangkan dalam menentukan masa manfaat.

Jika ingin performance rasio keuangannya bagus, bisa dibuat masa manfaatnya lebih panjang, sehingga profit perusahaan lebih menonjol.

Rasio keuangan yang diinginkan ini adalah rasio keuangan yang tergolong rasio profitabilitas, terkadang terkait beberapa pertimbangan, perusahaan ada yang ingin laba tinggi misalnya ingin mencari investor, ada juga yang ingin laba rendah misalnya untuk menghindari pajak.

Profit disini yang dimaksud adalah net profit margin, jika masa manfaat pendek otomatis biaya akan bertambah sehingga menekan profit, sebaliknya kalau masa manfaat panjang maka biaya kecil sehingga profit lebih besar.

Biasanya umur ekonomis tidak melebihi 20 tahun, jika masih ada nilai sisa biasanya perlu dilakukan audit ulang.

First Expired First Out

Masih berlanjut diskusi tentang manajemen persediaan, namun kali ini yang dibahas adalah mengenai manajemen persediaan Restoran. Yang menjadi critical poin di restoran adalah banyak material yang cepat masa kadaluarsanya.

Sehingga perlu mengatur EOQ dan mengatur manajemen persediaan bahan baku masakan. Persediaan dari bahan baku di restoran mempunyai self life tiap-tiap product. Sehingga setiap hari perlu review forecast dengan tujuan agar jangan sampai ada product expired atau jangan sampai kehabisan barang.

Karena haram jika sampai ada menu yg sold out. Oleh karena itu tiap hari perlu cek FEFO (First expired first out) dari setiap product.

Dan yang tak kalah penting adalah mengenai forecast, karena jika forecast-nya meleset, bisa-bisa banyak bahan baku yang terbuang. Sehingga harus tiap hari reviewnya. Bahkan kadang tengah hari sekitar jam 1 siang review.

Pengkodean Stok dalam Manajemen Persediaan

Pembahasan di grup Whatsapp Surabaya Study Group masih hangat tentang manajemen persediaan & pergudangan. Dalam manajemen pergudangan, saat ada material masuk kemudian diterima, untuk memudahkan pengawasan misalnya ketika material tersebut stoknya menipis atau masih banyak, maka perlu adanya aplikasi yang memudahkan pencatatan barang keluar masuk material.

Dengan aplikasi ini maka pencatatan stok akan menjadi lebih baik daripada dengan metode pencatatan manual dnegan kartu stok barang, karena bisa secara otomatis dan sudah terintegrasi ke departemen lain, jika ada material yg diterima & jika material yang digunakan.

Untuk aplikasi system yg terintegrasi dengan Dept lain, ada beberapa yaitu misalnya yang familiar digunakan saat ini seperti ERP-SAP, AX system. System ERP yang lain misalnya SAP, Infor, MFGpro.

Sedangkan untuk kode stok atau sistem penamaan material bisa dilakukan dengan 3 pendekatan, yaitu :
Pertama, menggunakan model alfabetik
Kedua, berdasarkan dari kharakteristik barang misalnya fast moving / slow moving
Ketiga, dari model jenis material (contoh = valves, fittings, bearing, rubber, Gasket, dsb)

Beberapa perusahaan lebih menggunakan pendekatan ketiga yaitu dari jenis material, sehingga dari jenis barang akan tercermin dari item numbernya atau kode stoknya. Misal bahan baku item numbernya BB0001 untuk gula pasir, sedangkan untuk bahan kemas item number nya BK0001 untuk box.

Selain dapat mengenali jenis material, pengkodean yang baik bisa mempercepat pencarian kode barang dan mencerminkan barang yang dimaksud untuk menghindari double entry master barang oleh operator.

Pengkodean juga ditujukan untuk mempermudah pengecekan BOM ataupun tipe, tempat penyimpanan barang. Sehingga pengkodean barang di sebagian perusahaan ada juga yang rahasia agar BOM tidak bisa dibaca oleh perusahaan kompetitor.

Kode barang dapat dikelompokkan dalam 2 kelompok besar yaitu speak code dan non speak code. Speak code bermakna bahwa kode itu beraturan dan bisa memberikan informasi langsung pada misalnya TC0100010 berarti Tube copper diameter 100 mm dan tebal 1.0 mm, jika ada TC200020.

Di tempat lain pengkodean dikelompokkan berdasarkankan group barang dengan suppliernya, misal VR001, artinya dari supplier V group retail.

Pengelompokan barang juga bisa berdasarkan product-line misal finish good, raw-material dan sparepart. Kemudian dibuat group barang, jika diperlukan pake sub-group baru kemudian kode barang yang mencerminkan karakteristik barang misal ukuran panjang. Lalu di kode barang ditempel atribut fast/slow moving, stok/non-stok, ABC class, berat, max-min stok.

ABC class adalah Activity Based Costing, yaitu yang merujuk pada peng-kategori-an inventory dari valuenya atau nilai persediaan. Sehingga Kepala Gudang akan memberikan perhatian lebih untuk kelas A karena valuenya tinggi.

Kopdar ke-11

KOPDAR yang diadakan hari Minggu, 05 Agustus 2017, pukul 16:00 di Rollaas Café sekarang ini merupakan kelanjutan Kopdar sebelumnya Minggu, 30 Juli 2017, 16:00 yang diadakan di D'kampung Sutos.

Beberapa hasil catatan meeting adalah sebagai berikut :
Tema : Tata Hubungan Formulasi Inventory Management dan Produktifitas dalam Membangun Keunggulan Bisnis

Pembicara : Wahyu Adi CPIM (Inventory Management) dan Dr Fauzi Arif RH MM (Produktivitas)

Moderator seminar : Agung Ektika

Susunan Acara :
Sabtu, 28 Okt (Jam 9.00 s/d 15.00)
9.00 - 10.00 : pendaftaran + space pariwara
10.00 - 12.00 : materi 1
12.00 - 13.00 : lunch
13.00 - 15.00 : materi 2

Tiket peserta :
HTM : Rp 300.000
Earlybird : Rp 250.000
Mendaftar kelompok (min. 5 orang) : Rp 200.000

Fasilitas :
Sertifikat
Lunch

Safety Stock

Diskusi Surabaya Study Group melalui Whatsapp grup dimulai dari pertanyaan singkat : bagaimana cara menghitung safety stok?

Untuk menentukan safety stock ada kaitannya dengan lead time & EOQ (Economic Order Quantity). Dan juga ada faktor forecast juga. Terdapat cara kontrol inventory yang simpel namun tepat guna, yaitu berdasarkan min-max level dan target valuationnya tidak boleh melebihi nominal tertentu..


Lalu bagaimana jika raw materialnya berupa cairan?
Apakah sama dengan tata kelola persediaan raw material benda padat?


Pengendalian persediaan raw material sangatlah penting, contohnya adalah di perusahaan semen, raw material menjadi sangat critical, karena jika ada yang terlambat maka pabrik bisa off, namun disisi lain nilai inventory dibatasi agar net working capital (NWC) yang dikeluarkan perusahaan tetap slim.

Fluktuatif karena struktur kimia raw material utama yang di tambang juga terjadi fluktuasi, sehingga konsumsi materialnya menyesuaikan, juga jika terjadi unplanned stop/breakdown maka scheduling incoming material akan banyak penyesuaian.

Dan yang tak kalah penting di akhir bulan tetap perlu dilakukan material balance dan crosschek dengan physical stock di lapangan, nilai physical stock ini tidak boleh melebihi sejumlah presentase tertentu jika di banding dengan book stock di SAP.

Dengan kata lain raw material tidak boleh sampai melewati safety stok, tapi disisi lain, tidak boleh terlalu banyak membeli raw material.


Mengenai persediaan barang/ produk berukuran kecil, untuk menjaga stabilitas persedian pada produk-produk kecil bisa di lakukan dengan konsep "Integrated cycle count". Konsep ini selalu dilakukan setiap pagi hari berdasarkan pengecekan fisik dan pengecekan secara system informasi. 

Gunanya untuk mengontrol dan melihat kesesuaian jumlah produk yg masuk dan keluar, konsep ini sangat cocok untuk produk fast moving. Dan juga cocok untuk mengevaluasi  jumlah kesalahan ketika terjadi problem pada order picking,  scanning quality control dan shipping produk.

Kopdar Surabaya Study Group di Sutos

KOPDAR-9

Memakai istilah dalam AADC2, sudah 14 purnama tidak bersua, sehingga sudah saatnya diadakan kopi darat (kopdar) untuk acara temu kangen sekaligus halalbilhalal karena masih dalam suasana Lebaran.

Kali ini kopdar ke-9 dari Surabaya Study Group diadakan di Sutos (Surabaya Town Square) tepatnya di tempat makan D’Kampoeng, yang berada di Surabaya Town Square, 1st Level Unit 17 – 19A, Jl. Adityawarman No. 55, Surabaya, Indonesia.

D'Kampoeng Sutos adalahfoodcourt dengan sentuhan tradisional dengan penataan ruangan sedemikian rupa dan menyajikan sajian khas kota Surabaya. Didukung dengan desain interior yang unik, sehingga menyuguhkan susana yang hangat dan nyaman bagi para konsumen.

Kopdar Surabaya Study Group dimulai pukul 16.00 hingga pukul 18.00 yang dihadiri oleh (dari kiri ke kanan)

1. Taufan Yanuar (SSG-007)
2. Fauzi Arif RH (SSG-004)
3. Rahadian Prabowo (SSG-036)
4. Ruliarsa Arif Pranowo (SSG-114)
5. Wijanarko Kertowijoyo (SSG-009)
6. Arif Subagyo (SSG-001)
7. Agung Ektika (SSG-037)
8. Nono (SSG-112)

Dalam kopdar kali ini dibahas mengenai limbah B3 (Bahan Berbahaya dan Beracun) dan juga membahas tentang Produktivitas. Dikarenakan waktu yang terbatas yang membatasi pembahasan topik tersebut sehingga diputuskan akan dilanjutkan pada acara Surabaya Study Group yang akan direncanakan bulan Oktober 2017.

Nantikan info selanjutnya.

Alignment

Alignment merupakan salah satu buku dalam seri bahasan Balanced scorecard yang membahas tentang bagaimana pentingnya menyelaraskan organisasi.

Dalam buku The Execution Premium karya Kaplan dan Norton, execution menjadi satu step yang sangat sulit di mata rantai strategic management, banyak perusahaan gagal pada tahap ini dalam mengadopsi tool management kelas dunia.

Kuncinya ada di Leaders dan Leadership serta commitment para Leaders. Selain itu juga konsistensi atau istikomah. Tidak hanya leadership tapi ownership juga penting diperhatikan. Apalagi kalau sudah nyaman dengan keadaan sekarang.