Sunday, December 31, 2017

Key Performance Indikator

Malam menjelang pergantian tahun dari tahun 2017 ke tahun baru 2018, dalam whatsapp grup Surabaya Study Group cukup ramai membahas topik yang cukup hangat dan seru yaitu KPI. apa dan bagaimana pembahasannya?

Mari kita simak

Sebelum membahas inti topik dari KPI, maka ada baiknya yang dibahas adalah BSC, baru kemudian turunannya adalah KPI dan activity plan.

BSC jika sudah dijalankan biasanya tahun-tahun berikutnya hanya review dan finetune terhadap lingkungan bisnis, sedangkan yang berubah adalah metric dan target.

BSC bisa dibagi menjadi 4, yaitu:
People,
Process,
Quality dan
Cost/Finance

KPI = key performance indikator, atau indikator performa kinerja

KPI bisa di design dari Top Management.

KPI adalah suatu metode untuk mengukur sejauh mana keberhasilan atau kegagalan dari apa yang kita lakukan.

KPI adalah titik yang harus dicapai individu untuk melaksanakan jobnya.

KPI adalah salah satu tools untuk bahan evalusasi dari kinerja yang sudah dilakukan.

KPI adalah parameter kerja yang dapat digunakan untuk menentukan kita dapat bonus kinerja atau tidak di akhir tahun.

KPI adalah tolak ukur yang digunakan untuk mengukur tingkat pencapaian hasil kinerja terhadap sasaran strategi yang telah ditentukan

KPI as guideline to conquer company goals.

KPI adalah alat ukur  sebelum dan sesudah kegiatan dilakukan. Keberhasilan ditentukan dengan perbandingan hasil ukur tersebut. Ada yang semakin naik yang artinya berhasil, dan juga ada yang semakin turun yang artinya berhasil.

Keberhasilan juga bisa diukur berdasarkan target yang ditetapkan di awal kegiatan. Ketercapaian target setting menentukan penilaian berhasil atau tidaknya.

Secara garis besar KPI untuk Supply Chain Organization dibagi menjadi 2, yaitu primary KPI dan secondari KPI. Primary KPI is must available yang terdiri dari 3, yaitu :
pertama Delivery Reliability/Customer Order Fulfillment,
kedua Supply Chain Cost,
ketiga Supply Chain Responsiveness.

KPI masih belum masuk ke bab metode, karena KPI baru merupakan indikator kesuksesan saja dari variabel-variabel target yang ditentukan.

Setelah itu kita buat WIG, lead measure, score board dan irama akuntabilitas, baru kemudian kita targetkan KPI kita.

Saturday, December 23, 2017

Bitcoin

Saat liburan menjelang hari raya Natal tahun 2017 dan liburan Tahun Baru 2018, di whatsapp grup Surabaya Study Group sedang ramai pembicaraan mengenai Bitcoin, cukup seru. Berikut adalah rangkuman dan kompilasi dari diskusi online tersebut.

Bitcoin adalah uang virtual yang full diterbitkan swasta, bukan negara tertentu. Bitcoin tanpa pengawas dari negara ataupun instasi manapun. Sehingga dapat menimbulkan bahaya karena nilainya tidak riil seperti bubble atau gelembung dan berakibat bisa pecah dalam semalam.

Bitcoin bisa berfungsi sebagai alat pembayaran, tapi tidak mempunyai wujud fisik seperti lembaran uang kertas ataupun koin. Bitcoin juga dapat diuangkan ke dalam mata uang resmi/konvensional.

Bitcoin merupakan terjemahan dari sebuah konsep bernama cryptocurrency yang pertama kali dicetuskan oleh Wei Dai pada tahun 1998. Konsep ini menekankan pada sistem kendali yang mengatur penciptaaan dan juga transaksinya, di mana algoritma kriptografi mengatur hanya pemilik Bitcoin-lah yang bisa menggunakan uang tersebut, masing-masing dari pemilik Bitcoin berperan sebagai pengguna sekaligus pengatur mata uang, bukan oleh pemerintah atau lembaga tertentu.

Mata uang Bitcoin pertama diterbitkan oleh Satoshi Nakamoto pada tahun 2009. Namun setahun kemudian ia meninggalkan proyek Bitcoin tanpa banyak mengungkap siapa dirinya. Tapi pengembangan Bitcoin terus berjalan dengan munculnya pengembang-pengembang baru dalam komunitasnya, bahkan aplikasinya yang berbasis open source dapat diunduh oleh pengembang yang ingin mereview kembali barisan kode di dalamnya atau membuat sendiri aplikasi Bitcoin versi mereka.

Bitcoin menggunakan jaringan peer-to-peer tanpa penyimpanan terpusat, yang artinya ia dapat ditransfer ke manapun selama ada jaringan internet. Mata uang yang dimiliki oleh seseorang nantinya akan disimpan di suatu aplikasi bernama Bitcoin Wallet. Jadi, Anda tidak akan menerima uang dalam wujud fisik apapun selain berupa aplikasi di gadget Anda. Aplikasi ini harus terpasang di komputer, tablet atau smartphone penerima dan pengirim.

Bitcoin ibarat ikan di laut, setelah kita menangkap ikan, selanjutnya kita bisa panen atau juga bisa dijual atau di-rupiah-kan atau juga kadang bisa jadi alat tukar langsung.

Seperti ikan di laut yang mempunyai banyak jenis, begitu pula cryptocoin ini, banyak jenis mata uang virtual, salah satunya adalah bitcoin, sedangkan yang lain juga ada xrp, xlt dan sebagainya.

Untuk memperoleh Bitcoin, kita bisa menambang sendiri, mirip dengan sebagai nelayan di laut. Atau kita bisa jadi trader yang berspekulasi. Saat harga ikan turun kita borong dan jual di kota lain.

Bit pada bitcoin merefer ke komputer, jadi koin dari Bitcoin digenerate oleh komputer

Mata uang virtual ini tidak jelas supply dan demandnya.

Total market crypto sampai hari ini 7.26 Quad, dan volume perdangan dalam 24 jam hampir 600 trilliun, hal ini merupakan menjadi hal yang gurih bagi sebagian orang, buat investasi atau hal yang lain.

Dalam hal politik, mata uang virtual ini dapat menjatuhkan sebuah negara dengan crypto currency tersebut.

Bitcoin juga dapat diibaratkan seperti tanah, yaitu dimana tanah tidak bisa bertambah kecuali ada reklamasi. Sehingga tiap bulan harganya bisa meningkat karena yang membutuhkan tanah semakin bertambah. Tidak ada seorangpun yang bisa mengatur harganya, murni ditentukan oleh semakin banyak peminat maka semakin tinggi harganya.

Saat ini lebih dari 100 aset digital berbasiskan blockchain yang sudah dipublikasikan dan diperjualbelikan. Sehingga Bitcoin pada intinya sebetulnya hanya perusahaan teknologi startup yang menjual teknologi berbasis blockchain.

Dengan solusi teknologi blockchain yang dipunya, dipercaya bahwa mereka akan mampu melakukan inovasi terhadap kebuntuan teknologi informasi saat ini

Wednesday, December 13, 2017

KPI

Berawal dari pertanyaan di pagi hari menjelang pukul 7 pagi hari, seorang senior di Surabaya Study Group melemparkan pertanyaan di whatsapp group. Dan akhirnya bergulirlah diskusi online mengenai KPI atau Key Performance Indicator.

[12/13/2017, 6:43 AM] Ada yg bisa share penerapan KPI ditempat kerja rekan2 sekalian..

KPI ditempat kerja, terkadang terlihat simple, tapi bisa menjadi membingungkan. KPI merupakan singkatan dari Key Perfomance Indicator, yaitu merupakan raport kita saat bekerja.

Visi dan tujuan tiap organisasi berbeda-beda. Sehingga tentunya parameter ukur-nya juga berbeda..

Setiap kita buat item buat agar menjadi terukur dan mampu dicapai
Contoh KPI Procurement
1. Setiap transaksi diatas 1 juta keatas minimal 3 pembanding.
Kolom nilai total 15, nilai 15 jika tercapai 100% nilai 10 jika 2 pembanding 70 % nilai 5 jika 1 pembanding 30 %

Agar KPI bisa terukur dan terarah, maka bisa memakai metode SMART. Harus dibuat terukur dulu. Bisa akhir tahun, akhir bulan atau tanggal tertentu. Ketika target terukur (misalkan tanggal tertentu) sudah dibuat maka tidak ada alasan lagi komplain.

Sebelum membuat KPI harus diketahui dulu target dari TOP Management, lalu di selaraskan KPI per masing - masing department.

Contoh KPI untuk department Engineering :

1.Total Breakdown (Max Breakdown Machine 1 jam/Mesin/ seminggu)
2. Response Time ( Max 3 jam/ case)

Contoh KPI di Warehouse
1. Di gudang kita terima barang
2. Saat terima kita masukkan ke sistem, misalnya excel atau SAP
3. Memeriksa penerimaan barang sesuai spec
4. Memasukkan atau received atau Good Received ( GR ) secepatnyA

Contoh KPI lainnya misalnya
1. GR barang maksimum 1 x 24 jam dengan kuantiti sesuai jumlah
Nilai seumpama total nilai 100 dari sePuluh item KPI kita bagi bagi sendiri.menurut kritikal
Gr barang maksimum 1 x 24 jam sesuai dengan jumlah pengiriman nilai 15 point  kolom berikutnya adalah kolom pencapaian di akhir bulan berapa kalau kecapai di kolom keterangan di tulis range pencapaian
Jika sesuai kasih nilai 15 d3ngan asumsi 100 %, kakau tak kecapai nilai 0 dengan asumsi pencapaian 0 %

Thursday, November 9, 2017

Cost Saving di Logistik

Sharing terkait strategi cost saving di logistic

Terkait cost saving kita harus bisa menjabarkan struktur biaya di logistic. Karena cost saving bisa dari banyak sisi. Salah satunya misalnya untuk reverse logistic.

Cost Saving di logistik bisa berbagai bentuk:

Untuk Delivery :

  1. Automatic route mapping by system, GPS untuk mengurangi beban manusia untuk telpon, bisa menggunakan aplikasi yang lain untuk check in apabila mereka sudah tiba, 
  2. Digital pod utk verifikasi pengiriman ke customer lebih cepat
  3. Memaksimalkan utilisasi armada utk kirim dan pick up barang
  4. Memakai TMS aja yg bisa tracking, route mapping, digital pod, online. 


Untuk warehouse:

  1. Menambah tools utk mengurangi beban manusia. Contoh : kalau gak ada loading dock, beli mobile loading ramp, bongkar lebih cepat. 
  2. Layout gudang juga dapat mengurangi movement yg sporadic. jd dibuat berurutan. 
  3. WMS yang bagus dapat mengatur picking list urut sesuai dengan alur gudang / location barang
  4. dan lain-lain

Friday, November 3, 2017

Rolling Forecast

Mohon infonya apakah dlm peserta group ppic yg saat ini jln kan rolling forecast  inquiry to cash?

Begitulah isi pertanyaan di whatsapp group pada waktu siang menjelang istirahat makan siang, mengawali diskusi seru mengenai Rolling Forecast. Mari kita lihat rangkuman dari diskusi online via whatsapp group berikut.

Rollling forecast biasanya dalam terminologi finance adalah seperti proses budgeting yang dilakukan quarterly. Normalnya budget dilakukan 1 x setahun, namun karena kondisi makro dan mikro berubah cukup cepat, maka perusahaan tidak mau mengunakan asumsi tahunan yang mungkin sudah lewat, seperti currency rate, harga commodity dsb. Sehingga perhitungan quartal perlu dilakukan

Bisa dibayangkan betapa beratnya, proses budgeting 5x dalam setahun, budget sendiri ditambah 4x rolling forecast

Rolling forecast juga digunakan untuk sales order forecast ke depan dengan juga melihat realisasi beberapa bulan yang lalu.

Data ini di dapat dari data project dimana sales manager di semua area yang ada kemungkinan dapat ordernya.

Dalam hal istilah, digunakan kata "rolling", karena periodenya pendek

Rolling forecast order yang dulu dilakukan per 3 bulan, 1 bulan fix, 2 bulan tentatif. Sekarang dikembangkan lagi metode baru, inguiry to cash yg mengakomodir pembagian forecast berdasarkan class buyer.

Saturday, October 28, 2017

Enhancing Value Capture, Productivity and Increased Profitability through Inventory Management for Business Competitiveness

Tata Hubungan Formulasi Inventory Management dan Produktifitas dalam Membangun Keunggulan Bisnis


Berawal dari diskusi Whatsapp Group yang membahas mengenai seputar Produktivitas yang sangat berhubungan dan dipengaruhi dengan Inventory Management yang dibahas, didiskusikan dan dikomentari sangat seru dari para member Surabaya Study Group.

Akhirnya oleh pengurus Surabaya Study Group dilanjutkan pembahasan 2 topik tersebut dengan mengadakan pertemuan Study Group, dengan tema yang diangkat adalah Enhancing Value Capture, Productivity and Increased Profitability through Inventory Management for Business Competitiveness (Tata Hubungan Formulasi Inventory Management dan Produktifitas dalam Membangun Keunggulan Bisnis).

Dengan semangat Sumpah Pemuda karena acara kali ini kebetulan bertepatan dengan hari Sumpah Pemuda, yaitu diselenggarakan pada hari Sabtu, tanggal 28 Oktober 2017, dan diadakan di Ibis Budget hotel, jalan HR Muhammad Surabaya. Ruangan yang dipakai berada di Lotus Meeting Room, lantai 01.

Pukul 09.00 para peserta mulai berdatangan. Setelah para peserta melakukan pendaftaran dengan menandatangani daftar hadir dan menerima materi, kemudian para peserta dipersilahkan untuk coffee break sambil berkenalan dan memperluas relasi dengan sesama praktisi. Acara ini dihadiri oleh

1. Karno (PT Buana Centre Swakarsa Logistics)
2. Eko Andri Susandi (PT 3PL)
3. Andriani Devi (PT. Makmur Adhi Sejahtera)
4. Judha Purwana W.W (PT Bumi Wijaya Indorail)
5. Galih Reksanto (PT Tjiwi Kimia)
6. Muhtarom (PT. DPO Indonesia)
7. Naufal Ghani Ibrahim (Teknik Industri ITS)
8. Rahadian Prabowo (PT.Indospring, Tbk)
9. Taufan Yanuar (PT HSI)
10. Wijanarko Kertowijoyo (PT 3PL)
11. Subagyo Arif
12. Olke Fajar (PT.Betts Indonesia)
13. Dian Maulana (PT.Betts Indonesia)
14. Joko Seget (PT.Betts Indonesia)
15. Sulistyowati (PT.Betts Indonesia)
16. Tita Kurniawati (PT.Betts Indonesia)
17. Dwi Agung (PT.Betts Indonesia)
18. Lilia Pascariani (Universitas Nusantara PGRI Kediri)


MATERI 01 : INVENTORY MANAGEMENT


Wahyu Adi, ST. CPIM. CLTD, selaku narasumber pertama tidak lupa membuka pertemuan Surabaya Study Group dengan mengingatkan kepada seluruh yang hadir mengenai ikrar Sumpah Pemuda, yaitu :
  • Kami putra dan putri Indonesia, mengaku bertumpah darah yang satu, tanah Indonesia. 
  • Kami putra dan putri Indonesia mengaku berbangsa yang satu, bangsa Indonesia. 
  • Kami putra dan putri Indonesia menjunjung bahasa persatuan, bahasa Indonesia.
Acara diawali dengan ekspektasi peserta dalam mengikuti pertemuan Study Grup. Ada yang mengharapkan mendapatkan ilmu terapan di dunia kerja atas teori dari bangku kuliah, ada juga yang ingin mengetahui bagaimana mencapai akurasi inventori management dengan how to manage of inventory, dan bahkan ada pula yang ingin curi start ilmu sebelum mendapatkan mata kuliah di semester depan.

Kemudian materi dilanjutkan mengenai inventory yang mempunyai 2 sisi. Sisi pertama bagi orang Sales, inventory dalam jumlah besar adalah hal yang bagus karena orang Sales akan merasa lebih nyaman dalam melakukan penjualan. Namun berlaku sebaliknya bagi orang Operation atau Produksi atau pun Supply Chain karena hal tersebut berarti Cost atau biaya.

Itulah problem dari inventory. Sehingga sudah menjadi tugas bagi orang Supply Chain untuk menyeimbangkan 2 hal tersebut, yaitu antara cost of carrying inventory dan cost of not carrying. Oleh karena itu orang Supply Chain yang baik tidak boleh terlambat, harus pandai menghitung dan untuk itu gunakan suatu sistem.

Inventory Fundamental ditutup dengan bahasan The Power of Inventory Turn.

Bahasan selanjutnya adalah Inventory Management Methodology. Bisa dibilang ini merupakan makanan yang dilakukan setiap saat bagi orang Supply Chain dan Logistic serta Warehouse. Yaitu yang terdiri dari ABC analysis beserta ABC classification. Kemudian inventory accuracy yang didalamnya terdapat mengenai daily cycle count dan periodic inventory (stock take atau stock opname).

Inaccuracy merupakan hal yang jamak bagi Divisi Supply Chain dan Logistic serta Warehouse. Dimana sumber ketidakakuratan atau discrepancy dari akurasi stok diantaranya diakibatkan oleh :
  • BOM error, 
  • kurang teliti saat penghitungan, 
  • kesalahan saat penerimaan barang, 
  • area gudang yang kurang memadai, 
  • karyawan yang kurang terlatih, 
  • dokumen keluar masuk yang buruk, 
  • kekeliruan identifikasi barang, 
  • area gudang yang terbuka sehingga kurang aman, 
  • terdapat pergantian barang
Kemudian dilanjutkan dengan bahasan terakhir yaitu Inventory Management Process, yang meliputi pembahasan Stock Policy, Market Understanding, Sales Policy, Vertical and Horizontal Inventory, Finance Process dan Warehouse layout.

Dan dibahas pula mengenai e-commerce model beserta e-commerce inventory model. Bahkan untuk bahasan e-commerce ini direquest oleh beberapa peserta yang hadir agar dibahas lebih mendalam pada pertemuan Study Group selanjutnya.

Tak terasa materi yang dibawakan oleh pak Wahyu Adi meluncur deras hingga hampir 3 jam, yaitu mulai pukul 09.50 hingga pukul 12.40.

Acara dihentikan sejenak untuk memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menunaikan ibadah sholat dhuhur dan dilanjutkan dengan menyantap makan siang yang sudah dipersiapkan oleh pihak Ibis Budget hotel.


MATERI 02 : PRODUCTIVITY


Tepat pukul 13.30, acara dilanjutkan dengan materi kedua yang membahas mengenai Hubungan Produktifitas Perusahaan dan Daya Saing Bisnis yang dibawakan oleh DR. Fauzi Arif RH, ST., MM. Produktifitas tidak melulu mengenai produktifitas dari mesin (Machine productivity) atau produktifitas dari pekerja (Labor productivity). Namun produktifitas juga menyangkut dari segi Capital productivity dan Energy productivity.

Mengenai produktivitas ini kita juga perlu melihat tabel Global Competitiveness Index tahun 2017 yang dirilis oleh World Economic Forum, dimana negara Indonesia berada pada peringkat 41, turun 4 peringkat dari tahun sebelumnya (tahun 2016 : 37). Di asia tenggara Indonesia kalah dari Singapura (peringkat 2), Malaysia (peringkat 25) dan Thailand (peringkat 34). Dimana peringkat 1 ditempati oleh negara Swiss.

Agar memiliki daya saing tersebut, perusahaan dapat menerapkan 3 Grand Strategy yang dikemukakan oleh Michael Porter, yaitu
  • Differentiation
  • Cost Leadership
  • Focus.
Perusahaan yang menerapkan differentiation strategy sehingga mempunyai daya saing tinggi misalnya adalah Apple. Hal tersebut tidaklah asing bahwa produk Apple selalu berada di depan jika menyangkut mengenai inovasi. Sehingga produknya unik dibandingkan produk serupa yang lain di pasar. Mulai dari iPod, iMac hingga iPhone.

Strategi lain adalah 7in1 Business Competition Strategy, dimana dari 7 hal yang dapat mempengaruhi daya saing perusahaan yang menarik untuk diperhatikan adalah ada pada strategi Massive Distribution. Karena hal tersebut berkaitan pada materi yang pertama tadi, yaitu kenyamanan yang dirasakan oleh orang Sales jika inventory cukup banyak.

Karena jika distribusi atau inventory tidak cukup untuk memenuhi pemintaan yang ada di pasar, maka dapat berakibat konsumen akan beralih pada produk lain yang serupa. Misalnya air mineral merk X, dikarenakan pengaturan logistik yang buruk sehingga distribusi kurang lancar, maka konsumen yang membutuhkan tidak akan menunggu air mineral merk X tersedia, namun akan segera beralih pada air mineral merk Y yang serupa.

Selain strategi Massive distribution, juga tak kalah penting adalah strategi Strive sales person. Karena orang Sales adalah ujung tombak perusahaan, dimana tugas penting dari orang Sales harus mampu melakukan promotion yaitu men-deliver information kepada konsumen.

Dan akhirnya materi kedua usai tepat pada pukul 15.30. Acara ditutup dengan pembagian sertifikat sambil coffee break kedua sambil menyantap kue dan menghirup kopi.

Friday, October 20, 2017

Value Chain Porter Analysis

Di tengah-tengah memepersiapkan acara Surabaya Study Group ke-32, terdapat bahasan menarik mengenai value chain porter analysis.


Apa itu value chain porter analysis?

Pada gambar Porter's Value Chain Model diatas, paling kanan adalah profit center, jadi value chain harus dapat menghasilkan profit. Jika kita ingin profit dirubah, maka kita perlu melihat sisi sebelah kiri: apa yg mesti kita ubah?

Sisi sebelah kiri adalah biaya tiap aktifitas. Biaya mana yang mesti kita kurangi jika itu merupakan cost centre dan profit yang mesti kita kembangkan jika itu merupakan profit center. Dalam hal ini untuk cost centre, maka biaya harus dikurangi agar profit bertambah.

Misalnya faktor inbound logistic. Inbound logistic meliputi incoming material, inspection dan warehousing.

Kemudian untuk faktor service misalnya, jika strateginya diarahkan sebagai cost centre, maka dia akan melayani keperluan perusahaan. Tapi service juga dapat diubah menjadi profit centre misalnya dengan melayani service untuk publik sehingga perusahaan dapat memiliki pemasukan dari service tersebut.

Untuk faktor operations cukup jelas, yaitu merupakan sebuah cost dalam profit and loss.


Sebagai study case mari kita lihat value chain dari Wal-mart.

Dari gambar Wal-Mart Value Chain diatas, faktor yang berada dibawah merupakan cost center. Hal tersebut dapat digunakan sebagai acuan aktifitas untuk cost reduction atau boost revenue. Sedangkan untuk profit centre akan membentuk value chain baru. Namun analisa ditingkat korporasi akan jadi satu.

Jika cost centre semakin berkurang maka biaya akan semakin berkurang asalkan tidak menurunkan revenue. Profit dapat dipertahankan dan bahkan ditingkatkan. Contoh, misalnya delivery tracking system untuk internal, bisa juga dikomersialkan untuk perusahaan lain.

Asalkan tidak mengurangi omzet karena resiko sharing berarti memberikan kesempatan yang lain untuk mempunyai daya jual tambah.