Pengkodean Stok dalam Manajemen Persediaan

Pembahasan di grup Whatsapp Surabaya Study Group masih hangat tentang manajemen persediaan & pergudangan. Dalam manajemen pergudangan, saat ada material masuk kemudian diterima, untuk memudahkan pengawasan misalnya ketika material tersebut stoknya menipis atau masih banyak, maka perlu adanya aplikasi yang memudahkan pencatatan barang keluar masuk material.

Dengan aplikasi ini maka pencatatan stok akan menjadi lebih baik daripada dengan metode pencatatan manual dnegan kartu stok barang, karena bisa secara otomatis dan sudah terintegrasi ke departemen lain, jika ada material yg diterima & jika material yang digunakan.

Untuk aplikasi system yg terintegrasi dengan Dept lain, ada beberapa yaitu misalnya yang familiar digunakan saat ini seperti ERP-SAP, AX system. System ERP yang lain misalnya SAP, Infor, MFGpro.

Sedangkan untuk kode stok atau sistem penamaan material bisa dilakukan dengan 3 pendekatan, yaitu :
Pertama, menggunakan model alfabetik
Kedua, berdasarkan dari kharakteristik barang misalnya fast moving / slow moving
Ketiga, dari model jenis material (contoh = valves, fittings, bearing, rubber, Gasket, dsb)

Beberapa perusahaan lebih menggunakan pendekatan ketiga yaitu dari jenis material, sehingga dari jenis barang akan tercermin dari item numbernya atau kode stoknya. Misal bahan baku item numbernya BB0001 untuk gula pasir, sedangkan untuk bahan kemas item number nya BK0001 untuk box.

Selain dapat mengenali jenis material, pengkodean yang baik bisa mempercepat pencarian kode barang dan mencerminkan barang yang dimaksud untuk menghindari double entry master barang oleh operator.

Pengkodean juga ditujukan untuk mempermudah pengecekan BOM ataupun tipe, tempat penyimpanan barang. Sehingga pengkodean barang di sebagian perusahaan ada juga yang rahasia agar BOM tidak bisa dibaca oleh perusahaan kompetitor.

Kode barang dapat dikelompokkan dalam 2 kelompok besar yaitu speak code dan non speak code. Speak code bermakna bahwa kode itu beraturan dan bisa memberikan informasi langsung pada misalnya TC0100010 berarti Tube copper diameter 100 mm dan tebal 1.0 mm, jika ada TC200020.

Di tempat lain pengkodean dikelompokkan berdasarkankan group barang dengan suppliernya, misal VR001, artinya dari supplier V group retail.

Pengelompokan barang juga bisa berdasarkan product-line misal finish good, raw-material dan sparepart. Kemudian dibuat group barang, jika diperlukan pake sub-group baru kemudian kode barang yang mencerminkan karakteristik barang misal ukuran panjang. Lalu di kode barang ditempel atribut fast/slow moving, stok/non-stok, ABC class, berat, max-min stok.

ABC class adalah Activity Based Costing, yaitu yang merujuk pada peng-kategori-an inventory dari valuenya atau nilai persediaan. Sehingga Kepala Gudang akan memberikan perhatian lebih untuk kelas A karena valuenya tinggi.